Qu'est-ce que Ishtar.Shifts ?
Ishtar.Shifts est un outil indispensable pour les organisations qui ont besoin d'une planification des équipes sans effort, d'ajustements ciblés et de réactions rapides aux changements. Grâce à cette application, vous pouvez voir en un coup d'œil qui sera de service à quelle heure et pour quelle équipe. Vous pouvez facilement demander un changement en appuyant sur un bouton, ce qui rend la gestion du tableau de service fluide et efficace.
Comment démarrer Ishtar.Shifts ?
Ishtar.Shifts est accessible via une tuile dans l'environnement Ishtar.365 de votre organisation. S'il n'y a toujours pas de lien vers cette application, contactez votre administrateur Ishtar.365.
Page d'accueil
Après avoir lancé l'application, ou en cliquant sur le bouton "Aperçu général", vous accéderez à la page d'accueil d'Ishtar.Shifts. Cette page donne un aperçu général des personnes qui sont actuellement en service et pour quelle équipe. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur une personne en particulier, il vous suffit de passer votre souris dessus pour obtenir toutes les informations de contact.
Lorsqu'un service spécifique est affiché avec une couleur de fond rouge, cela indique que personne n'est actuellement disponible pour ce service.
La navigation
Le menu de gauche vous donne un aperçu de certains raccourcis vers les différents écrans de l'application. Ces raccourcis peuvent varier d'un utilisateur à l'autre, en fonction de son rôle et de ses droits. Le bouton suivant 
vous permet d'ouvrir et de masquer le menu. En cliquant sur un raccourci, l'écran correspondant s'affiche immédiatement.
Calendrier de permanence
Dans le menu de navigation, cliquez sur le bouton "Calendrier de permanence" pour afficher le planning général par équipe sous forme de calendrier. Vous pouvez changer de vue à tout moment en sélectionnant la vue souhaitée en haut à gauche du calendrier.
Le jour/période affiché (en fonction de la vue sélectionnée) est indiqué en haut du calendrier. Des flèches sont affichées à gauche et à droite de celui-ci, vous permettant de naviguer vers le jour/période suivant(e) ou précédent(e).
Il est également possible de naviguer vers un autre jour/période via un sélecteur de date. Cliquez sur le jour/période affiché entre les flèches. Cela ouvre un calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner l'année, le mois et le jour souhaités. Après avoir sélectionné le jour souhaité, le calendrier affiche immédiatement l'horaire pour ce jour/période.
Il est également possible de naviguer vers un autre jour/période via un sélecteur de date. Cliquez sur le jour/période affiché entre les flèches. Cela ouvre un calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner l'année, le mois et le jour souhaités. Après avoir sélectionné le jour souhaité, le calendrier affiche immédiatement l'horaire pour ce jour/période.
Le jour en cours est reconnaissable à la couleur bleue de l'arrière-plan. Si vous avez affiché une autre période, vous pouvez revenir au jour/période actuel(le) en cliquant sur le bouton Aujourd'hui.
En haut du calendrier, vous avez également la possibilité de définir un filtre pour des services et/ou des personnes spécifiques, ce qui vous permet d'obtenir une vue d'ensemble plus détaillée. Dans les deux menus déroulants, vous pouvez sélectionner plusieurs services et personnes pour les ajouter à l'aperçu. Si aucun filtre n'est sélectionné, tous les résultats possibles seront affichés.
Vous pouvez reconnaître toutes les équipes où un employé sera déjà présent grâce à la couleur de fond bleue. Lorsqu'une équipe spécifique est affichée sur fond rouge, cela signifie que personne n'est encore disponible pour cette équipe. Ainsi, toute lacune dans l'emploi du temps, également appelée "angle mort", peut être facilement remarquée par tous. Outre les couleurs de fond bleu et rouge, une couleur orange indique qu'une demande de remplacement pour un service particulier est en attente.
Pour ajouter une nouvelle équipe, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :
- Dans le calendrier de permance, vous pouvez cliquer sur le jour souhaité
- Cliquez sur le bloc de départ correspondant au jour et à l'heure souhaités
- Cliquez sur un décalage vers le rouge (angle mort)
Un formulaire s'affiche alors pour ajouter une nouvelle équipe. L'équipe, les dates de début et de fin sont déjà remplies automatiquement. Après presque chaque ajustement, le système vérifie s'il n'y a pas de chevauchement d'équipes. Assurez-vous que tout est correctement rempli avant de cliquer sur "Enregistrer".
Ce n'est que si vous êtes administrateur ou chef de service de plusieurs services que vous aurez la possibilité de modifier le service et l'employé sélectionnés.
Il n'est pas possible d'ajouter, de modifier ou de supprimer une équipe si elle est passée. Toutefois, il est toujours possible de modifier une équipe particulière si elle a déjà commencé. De cette manière, il est possible d'anticiper les changements de circonstances et de maintenir la demande à jour.
Une équipe qui n'a pas encore été affectée ou qui a déjà été planifiée peut encore être fractionnée
si nécessaire. Sélectionnez l'équipe souhaitée et déplacez l'heure de début ou de fin. Après avoir sauvegardé, vous remarquerez qu'à côté de l'équipe ajoutée, une autre équipe rouge est affichée pour la partie restante, non planifiée, de l'équipe initiale.
Pour modifier une équipe existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'équipe souhaitée, puis cliquez sur "Modifier l'équipe" (si disponible). Vous ne pouvez modifier que vos propres gardes, sauf si vous avez le rôle de chef d'équipe ou d'administrateur. Après avoir sélectionné l'équipe souhaitée, toutes les informations s'affichent dans le formulaire. Apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une équipe particulière, vous pouvez ajouter une ou plusieurs personnes de remplacement si vous le souhaitez. Vous ajoutez une ligne supplémentaire à chaque fois en cliquant sur le bouton "+", puis vous pouvez sélectionner le remplaçant souhaité.
Pour copier une équipe existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'équipe souhaitée, puis "Copier l'équipe en attente" (si disponible). Apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Il est également possible d'ajouter une équipe récurrente. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bloc de départ ou l'angle mort souhaité, puis cliquez sur "Ajouter une récurrence". Un formulaire similaire à celui de l'ajout d'une nouvelle équipe s'affiche alors. Toutefois, vous pouvez ici définir jusqu'à quand et à quelles heures l'équipe sera répétée. Par exemple, vous pouvez attribuer l'équipe de chaque lundi à vous-même ou à un collègue de votre équipe (en fonction de votre rôle). Veillez à préciser jusqu'à quand vous souhaitez que la répétition de l'équipe se poursuive. Une fois que vous avez déterminé les paramètres souhaités, cliquez sur le bouton "Valider" pour permettre au système d'effectuer un contrôle. Ce n'est que lorsqu'aucune erreur ou chevauchement n'a été détecté que vous pouvez enregistrer l'équipe répétitive.
Si vous souhaitez supprimer une équipe existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'équipe souhaitée, puis cliquez sur "Supprimer l'équipe en attente" (si disponible). Vous ne pouvez le faire qu'en tant qu'administrateur ou en tant que chef d'équipe pour tous les collègues de votre (vos) équipe(s). D'autre part, vous devez demander un remplacement sous "Mes gardes en attente". Pour supprimer complètement une équipe, une confirmation vous sera encore demandée. Si vous êtes sûr de vouloir poursuivre cette action, cliquez sur le bouton "Supprimer", sinon vous pouvez annuler l'action via le bouton "Annuler".
Lorsque vous supprimez un service d'astreinte récurrent, tous les services d'astreinte futurs sont automatiquement supprimés. Par exemple, s'il existe un service d'astreinte récurrent tous les premiers lundis de 2024 et que vous le supprimez en juin, tous les services d'astreinte futurs à partir d'avril seront supprimés.
Mes services d'attente
Cliquez sur "Mes services d'attente" dans le menu de navigation pour obtenir un aperçu de toutes les futures gardes pour lesquelles vous êtes en service. Dans cet aperçu, vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter un commentaire pour chaque équipe en cliquant sur le bouton suivant 
. Introduisez ensuite votre commentaire ou votre communication et cliquez sur le bouton "Ajouter". Il sera alors visible par tous sur la page d'accueil pendant l'exécution de la garde en question. Pour chaque équipe où vous avez déjà ajouté un commentaire, le bouton ci-dessus s'affiche comme suit 
, afin d'indiquer clairement les équipes pour lesquelles vous avez ajouté un commentaire. Ce bouton vous permet de revoir le commentaire que vous avez ajouté pour une équipe particulière et de le modifier si nécessaire.
À côté du bouton "commentaire", vous trouverez le bouton suivant 
pour demander un remplacement. Cette fonctionnalité permet aux collègues de se remplacer mutuellement (entièrement ou partiellement). Dans une fenêtre contextuelle, ajustez l'heure de début ou de fin de la période pendant laquelle vous ne pouvez pas être disponible et pour laquelle vous souhaitez demander un remplacement. Confirmez en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Lorsqu'une personne souhaite changer de service ou se séparer d'un service et en fait la demande, tous les autres collègues du même service reçoivent une notification. À partir de cette notification, il est possible d'ouvrir la demande directement ou via le bouton "Département des échanges en attente". En plus de ce bouton, il est toujours possible de voir combien de demandes sont en attente. Un collègue de votre service qui a la capacité de prendre en charge le poste conformément à la demande peut alors prendre en charge le poste via le bouton suivant 
, après quoi une autre notification est envoyée au chef de service et au demandeur.
Contacts
Via "Contacts" dans le menu de navigation, vous trouverez les coordonnées de tous les employés des différents services.
Vous pouvez adapter l'affichage de la vue d'ensemble à vos besoins. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher à l'aide du bouton suivant 
et modifiez l'ordre en les faisant glisser jusqu'à la position souhaitée. En outre, vous pouvez trier l'aperçu en cliquant sur le titre de la colonne : le premier clic permet de trier de A à Z (ou de 0 à 9 pour les chiffres), le deuxième clic permet de trier dans l'ordre inverse et le troisième clic permet de désactiver le tri.
Vous pouvez commencer à filtrer l'aperçu de tous les contacts sur la base d'un ou plusieurs termes de recherche. Vous commencez à gauche en sélectionnant les critères souhaités. Saisissez ensuite le terme de recherche souhaité. Pour activer le filtre, appuyez sur la touche "Entrée" ou cliquez sur le bouton de recherche 
. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires. Veuillez noter que les résultats affichés dans l'aperçu dépendent de l'ensemble des filtres que vous avez ajoutés. Pour supprimer un filtre actif, cliquez sur le bouton situé à côté du filtre souhaité. Pour supprimer tous les filtres actifs en un seul clic, cliquez sur le bouton 
. Une fois tous les filtres supprimés, tous les contacts sont à nouveau affichés.
Si votre administrateur a rendu certains paramètres ajustables, vous verrez un bouton pour les ajuster lorsque vous ouvrirez vos propres données. Cliquez sur le bouton "Modifier" et un aperçu de toutes les données que vous pouvez modifier s'affiche. Effectuez les modifications souhaitées et enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Calendrier des absences
Dans le menu de navigation, cliquez sur le bouton "Calendrier des absences" pour afficher les enregistrements d'absence sous forme de calendrier. Un bloc sera visible à chaque fois par employé pour la période pendant laquelle il sera indisponible.
Ce module séparé nécessite une licence supplémentaire dans Ishtar.Shifts et ne sera accessible que si votre organisation a acheté ces licences.
Comme pour le calendrier permanent, vous pouvez personnaliser la vue souhaitée. De plus amples informations sur toutes les autres fonctionnalités du calendrier, telles que la navigation et le filtrage, sont expliquées dans la section "Calendrier de permanence".
Pour ajouter une nouvelle absence, cliquez sur le jour souhaité dans l'aperçu du calendrier ou sur le bloc de départ correspondant au jour et à l'heure souhaités. Un formulaire s'affiche alors pour ajouter une nouvelle absence. Sélectionnez le type d'absence approprié, corrigez l'heure de début et de fin si nécessaire. Une fois que toutes les informations saisies sont correctes, vous pouvez confirmer l'absence en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Ce n'est qu'en tant qu'administrateur ou chef de service que vous avez la possibilité de modifier les absences passées.
Ce n'est que si vous êtes administrateur ou chef de service que vous aurez la possibilité de gérer les absences des autres employés.
Pour modifier une absence existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'absence souhaitée, puis cliquez sur "Modifier l'absence" (si disponible). Vous ne pouvez modifier que vos propres absences, sauf si vous avez le rôle de chef de service ou d'administrateur. Après avoir sélectionné l'absence souhaitée, toutes les informations s'affichent dans le formulaire. Effectuez les modifications souhaitées et enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Si vous souhaitez supprimer une absence existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'absence souhaitée, puis cliquez sur "Supprimer l'absence" (si disponible). Ensuite, une nouvelle confirmation vous sera demandée. Si vous êtes sûr de vouloir poursuivre cette action, cliquez sur le bouton "Supprimer", sinon vous pouvez encore annuler l'action via le bouton "Annuler".
Mes absences
Dans le menu de navigation, cliquez sur "Mes absences" pour obtenir une vue d'ensemble de tous vos dossiers d'absence.
Pour modifier une absence existante, cliquez sur le bouton suivant 
à côté de l'absence souhaitée. Toutes les informations s'affichent alors dans le formulaire. Effectuez les modifications souhaitées et sauvegardez-les en cliquant sur le bouton "Sauvegarder".
Si vous souhaitez supprimer une absence existante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton suivant 
à côté de l'absence souhaitée. Une nouvelle confirmation vous sera ensuite demandée. Si vous êtes sûr de vouloir poursuivre cette action, cliquez sur le bouton "Supprimer", sinon vous pouvez encore annuler l'action via le bouton "Annuler".