Wat is Ishtar.Shifts?
Ishtar.Shifts is een onmisbare tool voor organisaties die behoefte hebben aan een moeiteloze shiftplanning, gericht bijsturen en snelle reacties op veranderingen. Met deze applicatie kunt u in één oogopslag zien wie op welk moment en voor welke dienst van wacht zal zijn. Met slechts één druk op de knop kunt u eenvoudig een wissel aanvragen, waardoor het beheer van dienstroosters soepel en efficiënt verloopt.
Hoe start ik Ishtar.Shifts ?
Ishtar.Shifts kan worden geopend via een tegel in de Ishtar.365 omgeving van uw organisatie. Mocht er toch geen link zijn naar deze applicatie, contacteer dan uw Ishtar.365 administrator.
Startpagina
Na het starten van de applicatie, of door op de 'home'-knop te klikken, komt u terecht op de startpagina van Ishtar.Shifts. Deze pagina biedt een algemeen overzicht van wie op dat moment van wacht is en voor welke dienst. Als u meer informatie wilt over een bepaalde persoon, hoeft u alleen maar met uw muis over de betreffende persoon te bewegen om alle contactinformatie terug te vinden.
Wanneer een specifieke dienst wordt weergegeven met een rode achtergrondkleur, duidt dit erop dat er op dat moment niemand beschikbaar is voor die dienst.
Navigatie
Via het menu aan de linkerzijde heeft u een overzicht van enkele snelkoppelingen naar de verschillende schermen in de applicatie. Deze kan per gebruiker verschillen, afhankelijk van zijn/haar rol en rechten. Via de volgende knop 
kan u het menu openen en verbergen. Door te klikken op een snelkoppeling wordt het desbetreffende scherm meteen weergegeven.
Permanentie kalender
Klik in het navigatiemenu op de knop "Permanentiekalender" (Permanence calendar) om de algemene planning per dienst te bekijken in een kalenderweergave. U kunt de weergave op elk moment aanpassen door linksboven de kalender de gewenste weergave te selecteren.
De weergegeven dag/periode (afhankelijk van de geselecteerde weergave) wordt bovenaan de kalender aangeduid. Links en rechts hiervan worden pijltjes weergegeven waarmee u naar een volgende of vorige dag/periode kunt navigeren.
Als u de kalender op een mobiel toestel raadpleegt, zijn de navigatiepijltjes mogelijk niet zichtbaar. In dat geval kunt u eenvoudig naar een volgende of vorige dag/periode swipen met uw vinger.
Het is ook mogelijk om via een date-picker naar een andere dag/periode te navigeren. Klik op de weergegeven dag/periode tussen de pijltjes. Hiermee opent een kalender waarin u het gewenste jaartal, de gewenste maand en dag kunt selecteren. Na het kiezen van de gewenste dag zal de kalender onmiddellijk de planning van die dag/periode weergeven.
De huidige dag kan u herkennen aan de blauwe achtergrondkleur. Mocht u een andere periode hebben weergegeven, kan u via de knop "Vandaag" (Today) opnieuw naar de huidige dag/periode schakelen.
Bovenaan de kalender heeft u ook de optie om een filter in te stellen voor specifieke diensten en/of personen, waardoor u een meer gedetailleerd overzicht kunt krijgen. In beide dropdowns kunt u meerdere diensten en personen selecteren om ze aan het overzicht toe te voegen. Wanneer er geen filters geselecteerd zijn, zullen alle mogelijk resultaten weergegeven worden.
Alle shifts waarbij al een medewerker aanwezig zal zijn, kan u herkennen aan de blauwe achtergrondkleur. Wanneer een specifieke dienst wordt weergegeven met een rode achtergrondkleur, geeft dit aan dat er nog niemand beschikbaar is voor die dienst. Op deze manier kunnen alle gaten in de planning, ook wel blindspots genoemd, eenvoudig door iedereen worden opgemerkt. Naast de blauwe en rode achtergrondkleur, is er ook een oranje kleur om aan te geven dat er een vervangingsverzoek voor een bepaalde dienst lopende is.
Toevoegen van een nieuwe shift, kan u op één van de volgende manieren:
- In de permantiekalender kan u op de gewenste dag klikken
- Klik op het gewenste startblok, dat overeenkomt met de gewenste dag en tijd
- Klik op een rode shift (blindspot)
Vervolgens wordt er een formulier weergegeven om een nieuwe shift toe te voegen. De dienst, start -en einddatum zijn reeds automatisch ingevuld. Na vrijwel elke aanpassing controleert het systeem op eventuele overlappende shifts. Zorg ervoor dat alles correct is ingevuld voordat u op 'Opslaan' klikt.
Alleen als u een administrator of diensthoofd van meerdere diensten bent, heeft u de mogelijkheid om de geselecteerde dienst en medewerker te wijzigen.
Het is niet mogelijk om een shift toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen als deze in het verleden ligt. Het is wel mogelijk om een bepaalde shift nog te wijzigen, als deze al begonnen is. Op deze manier kan er worden ingespeeld op veranderende omstandigheden en kan de applicatie altijd up-to-date worden gehouden
Een shift waarbij nog iemand moet worden toegewezen of die al is ingepland, kan indien gewenst nog worden opgesplitst. Selecteer de gewenste shift en verschuif het start -of einduur. Na het opslaan zult u merken dat er naast de toegevoegde shift nog een rode shift wordt weergegeven voor het resterende, niet ingeplande deel van de oorspronkelijke shift.
Om een bestaande shift te wijzigen, klikt u rechts op de gewenste shift en vervolgens op "Wachtdienst bewerken" (indien beschikbaar). U kunt enkel uw eigen wachtdiensten wijzigen, tenzijn u de rol van diensthoofd of administrator heeft. Na het selecteren van de gewenste shift wordt alle informatie weergegeven in het formulier. Breng de gewenste wijzigingen aan en sla uw wijzigingen op via de knop 'Opslaan'.
Tijdens het toevoegen of wijzigen van een bepaalde shift kunt u, indien gewenst, één of meerdere back-up personen toevoegen. U voegt telkens een extra regel toe door op de '+' knop te klikken, vervolgens kan u de gewenste back-up persoon selecteren.
Om een bestaande shift te kopiëren, klikt u rechts op de gewenste shift en vervolgens op "Wachtdienst kopiëren" (indien beschikbaar). Breng de gewenste wijzigingen aan en slaag uw wijzigingen op via de knop 'Opslaan'. 
Het is ook mogelijk om een terugkerende shift toe te voegen. Hiervoor klikt u rechts, op het gewenste startblok of blindspot en vervolgens op "Recurrentie toevoegen". Vervolgens wordt er een vergelijkbaar formulier weergegeven als voor het toevoegen van een nieuwe shift. Al kan u hier bepalen tot wanneer en op welke momenten, de shift zal herhaald worden. Zo kunt u bijvoorbeeld de shift op elke maandag toewijzen aan uzelf of een collega binnen uw dienst (afhankelijk van uw rol). Zorg er zeker voor dat u aangeeft tot wanneer u de herhalende shift wilt laten doorgaan. Eens u de gewenste instellingen heeft bepaald, klikt u op de knop "Valideren" om het systeem een controle te laten uitvoeren. Pas nadat er geen fouten of overlappingen zijn vastgesteld, kunt u de terugkerende shift opslaan.
Indien u een bestaande shift wenst te verwijderen, klikt u rechts op de gewenste shift en vervolgens op "Wachtdienst verwijderen" (indien beschikbaar). U kunt dit enkel als administrator of als diensthoofd voor alle collega's binnen uw dienst(en). Anderzijds dient u een vervanging aan te vragen onder "Mijn wachtdiensten". Om een shift volledig te verwijderen zal u nog om een bevestiging worden gevraagd. Indien u zeker bent dat u wenst verder te gaan met deze actie klikt u op de knop “Verwijderen” (Delete), anderzijds kan u de actie nog annuleren via de knop “Annuleren” (Cancel).
Wanneer u een terugkerende wachtdienst verwijdert, worden automatisch alle toekomstige wachtdiensten verwijderd. Bijvoorbeeld, als er een terugkerende wachtdienst is op elke 1ste maandag van 2024, en u deze in juni verwijdert, zullen alle toekomstige wachtdiensten vanaf april worden verwijderd.
Mijn wachtdiensten
Klik in het navigatiemenu op "Mijn wachtdiensten" (My duties) om een overzicht te krijgen van alle toekomstige shifts waarbij u van wacht bent. In dit overzicht kunt u indien gewenst, voor elke shift een opmerking toevoegen via de volgende knop 
. Voer vervolgens uw opmerking of mededeling in en klik op de knop "Toevoegen". Als u dit doet, zal deze zichtbaar zijn voor iedereen op de startpagina tijdens de uitvoering van de betreffende shift. Voor elke shift waarbij u al een opmerking hebt toegevoegd, wordt bovenstaande knop weergegeven als volgt 
, om duidelijk aan te geven bij welke shifts u een opmerking hebt toegevoegd. Met deze knop kunt u de opmerking die u voor een bepaalde shift heeft toegevoegd opnieuw bekijken en eventueel wijzigen.
Naast de opmerking-knop vindt u de volgende knop 
om een vervanging aan te vragen. Deze functionaliteit maakt het mogelijk dat collega's onderling een shift van elkaar (geheel of gedeeltelijk) kunnen overnemen. In een pop-up past u het start- of einduur aan voor de periode waarin u niet beschikbaar kunt zijn en waarvoor u een vervanging wenst aan te vragen. Bevestig dit met de knop "Opslaan".
Nadat een persoon wenst te wisselen of te splitsen en hiervoor een aanvraag doet, ontvangen alle andere collega’s van dezelfde afdeling een notificatie. Vanuit deze notificatie kan men de aanvraag rechtstreeks openen of via de knop "Wachtwissels departement". Naast deze knop kan men ook altijd zien hoeveel lopende aanvragen er zijn. Een collega binnen uw dienst die de mogelijkheid heeft om de shift volgens de aanvraag over te nemen, kan de shift vervolgens overnemen via de volgende knop 
, waarna er opnieuw een notificatie wordt verstuurd naar het diensthoofd en de aanvrager.
Synchronisatie
Alle diensten waarbij iemand van wacht is, worden ook automatisch gesynchroniseerd met uw individuele agenda. De gesynchroniseerde kalenders worden dagelijks automatisch bijgewerkt en na elke aanpassing specifiek voor elke medewerker. In outlook kunt u de kalender "Ishtar.Shifts" in het overzicht zichtbaar maken. Ook op uw mobiele telefoon kunt u deze kalender toevoegen zodra uw werkaccount is toegevoegd aan de accounts op uw mobiele telefoon.
Om uw account toe tevoegen op uw telefoon gaat u als volgt te werk:
- Ga naar instellingen > Agenda
- "Accounts" of "Gebruikers & accounts" -> Nieuwe account > Microsoft exchange
- Voer uw werk e-mailadres en wachtwoord in.
- Na toevoeging, zorg ervoor dat de toggle naast "Kalender" is ingeschakeld.
Om de agenda "Ishtar.Shifts" zichtbaar the maken op uw iPhone:
- Ga naar uw kalender
- Klik onderaan op "Kalenders" en vink "Ishtar.Shifts" aan om deze weer te geven in de kalender van uw telefoon.
Om de agenda "Ishtar.Shifts" zichtbaar the maken in uw google kalendar (Android): 
- Ga naar uw kalender
- Klik op het tandwiel icoontje in de rechterbovenhoek
- Onder "Mijn kalenders" vink "Ishtar.Shifts" aan om deze weer te geven in de kalender van uw telefoon.
Contacten
Via "Contacten" in het navigatie menu kan u de contactgegevens van alle medewerkers van de verschillende diensten terugvinden.
U kunt de weergave van het overzicht aanpassen aan uw wensen. Selecteer welke kolommen u wilt weergeven via de volgende knop 
en verander de volgorde door ze te verslepen naar de gewenste positie. Daarnaast kunt u het overzicht sorteren door op de kolomtitel te klikken: de eerste klik sorteert van A-Z (of 0-9 bij nummers), de tweede klik in omgekeerde volgorde, en de derde klik schakelt de sortering uit.
U kan het overzicht van alle contacten gaan filteren op basis van 1 of meerdere zoektermen. U start aan de linkerkant met het selecteren van de gewenste criteria. Daarnaast voert u de gewenste zoekterm in. Om de filter te activeren drukt u op “Enter” of klikt u op de zoek knop 
. Indien gewenst kan u nog bijkomende filters toevoegen. Let wel op, de resultaten in het overzicht zijn afhankelijk van al uw toegevoegde filters samen. Om een actieve filter te verwijderen, klikt u bij de gewenste filter op de knop. Om alle actieve filters in 1 klik te verwijderen, klikt u op de knop 
. Nadat alle filters zijn verwijderd worden alle contacten opnieuw weergegeven.
Als uw beheerder bepaalde parameters instelbaar heeft gemaakt, ziet u bij het openen van uw eigen gegevens een knop om deze aan te passen. Klik op de "Bewerken"-knop, waarna een overzicht wordt getoond van alle gegevens die u kunt wijzigen. Breng de gewenste wijzigingen aan en slaag uw wijzigingen op via de knop "Opslaan".
Afwezigheidskalender
Klik in het navigatiemenu op de knop "Afwezigheidskalender" (Absence calendar) om de afwezigheidsregistraties te bekijken in een kalenderweergave. Er zal telkens een blok zichtbaar zijn per medewerker voor de periode waarin deze niet beschikbaar zal zijn.
Deze aparte module vereist een bijkomende licentie in Ishtar.Shifts en zal alleen toegankelijk zijn als uw organisatie deze licenties heeft aangekocht.
Net zoals bij de permanentie kalender kan u de gewenste weergave aanpassen. Meer informatie over alle andere kalenderfunctionaliteiten, zoals navigatie en filtering, wordt uitgelegd in het hoofdstuk 'Permanentie kalender'.
Om een nieuwe afwezigheid toe te voegen, kunt u in het kalenderoverzicht op de gewenste dag klikken of op het gewenste startblok dat overeenkomt met de gewenste dag en tijd. Vervolgens wordt er een formulier weergegeven om een nieuwe afwezigheid toe te voegen. Selecteer het juiste afwezigheidstype, corrigeer indien nodig het start en einduur. Zodra alle ingevulde informatie correct is ingevoerd, kunt u de afwezigheid bevestigen door op de knop "Opslaan" te klikken.
Alleen als administrator of diensthoofd heeft u de mogelijkheid om afwezigheden in het verleden aan te passen.
Alleen als u een administrator of diensthoofd bent, heeft u de mogelijkheid om afwezigheden voor andere medewerkers te beheren.
Om een bestaande afwezigheid te wijzigen, klikt u rechts op de gewenste afwezigheid en vervolgens op "Afwezigheid bewerken" (indien beschikbaar). U kunt enkel uw eigen afwezigheden wijzigen, tenzijn u de rol van diensthoofd of administrator heeft. Na het selecteren van de gewenste afwezigheid wordt alle informatie weergegeven in het formulier. Breng de gewenste wijzigingen aan en slaag uw wijzigingen op via de knop 'Opslaan'.
Indien u een bestaande afwezigheid wenst te verwijderen, klikt u rechts op de gewenste afwezigheid en vervolgens op "Afwezigheid verwijderen" (indien beschikbaar). Hierna zal u nog om een bevestiging worden gevraagd. Indien u zeker bent dat u wenst verder te gaan met deze actie klikt u op de knop “Verwijderen” (Delete), anderzijds kan u de actie nog annuleren via de knop “Annuleren” (Cancel).
Mijn afwezigheden
Klik in het navigatiemenu op "Mijn afwezigheden" (My absences) om een overzicht te krijgen van al uw afwezigheids registraties.
Om een bestaande afwezigheid te wijzigen, klikt u op de volgende knop 
naast de gewenstige afwezigheid. Hierna wordt alle informatie weergegeven in het formulier. Breng de gewenste wijzigingen aan en slaag uw wijzigingen op via de knop "Opslaan".
Indien u een bestaande afwezigheid wenst te verwijderen, klikt u rechts op de volgende knop 
naast de gewenstige afwezigheid. Hierna zal u nog om een bevestiging worden gevraagd. Indien u zeker bent dat u wenst verder te gaan met deze actie klikt u op de knop “Verwijderen” (Delete), anderzijds kan u de actie nog annuleren via de knop “Annuleren” (Cancel).