Ishtar.DMS guide de l'utilisateur

En quoi consiste Ishtar.DMS ?

Ishtar.DMS est le lieu central de gestion de tous les documents de votre organisation. Chaque utilisateur peut naviguer vers des documents spécifiques à partir d'un tableau de bord composé de tuiles. La structure des tuiles doit refléter votre organisation, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement les documents qu'ils recherchent. Chaque utilisateur dispose également d'un tableau de bord personnel contenant ses tuiles préférées, celles avec lesquelles il travaille le plus. Vous ne savez pas où commencer à chercher un document spécifique ? En appliquant quelques filtres, vous pouvez trouver des fichiers plus rapidement.

Comment démarrer Ishtar.DMS ?

Ishtar.DMS est accessible via une tuile dans l'environnement Ishtar.365 de votre organisation. S'il n'y a toujours pas de lien vers cette application, contactez votre administrateur Ishtar.365.

Page d'accueil

Après avoir démarré l'application, ou en cliquant sur le bouton 'home', vous serez dirigé vers la page d'accueil d'Ishtar.DMS. Cette page est le tableau de bord général avec des tuiles configurées par l'administrateur de votre organisation. En cliquant sur une tuile, vous afficherez les documents ou la page intermédiaire appropriés. Dans une infobulle (après avoir passé la souris sur une tuile), vous pouvez également trouver son nom et sa description.

Seules les tuiles auxquelles vous avez accès sont cliquables. Si vous avez besoin d'accéder à une autre tuile, contactez votre administrateur.

Filtres

Si vous n'êtes pas sûr de l'endroit où vous avez enregistré un fichier particulier, vous pouvez le retrouver rapidement en appliquant des filtres à des métadonnées spécifiques. Sur la page d'accueil, le menu des filtres vous permet d'appliquer un ou plusieurs filtres.

Vous commencez sur le côté gauche en sélectionnant la colonne souhaitée, après quoi une deuxième liste déroulante ou un champ de saisie devient visible. Dans une liste déroulante, vous pouvez sélectionner la valeur souhaitée, dans le champ de saisie, vous devez entrer une valeur sur laquelle vous souhaitez effectuer une recherche. Pour activer le filtre, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur le bouton de recherche. Vous avez la possibilité de saisir une valeur pour chaque paramètre de métadonnées. Plus vous saisissez de paramètres, plus votre recherche sera ciblée. Si aucun résultat n'est trouvé, vous devez modifier ou supprimer les filtres sélectionnés. 

Vous pouvez encore modifier un filtre actif en le sélectionnant, en le modifiant dans le menu et en le réactivant via le bouton de recherche. Pour supprimer un filtre actif, cliquez sur le bouton de suppression à côté du filtre souhaité.

Documentbeheer

Après avoir effectué une recherche dans le menu de filtrage ou via une tuile de documents, vous obtenez une vue d'ensemble de tous les documents existants. Dans cette vue d'ensemble, vous ne voyez que les documents sur lesquels vous avez des droits. Votre collègue peut voir plusieurs documents et des métadonnées supplémentaires, car des droits spécifiques peuvent avoir été définis sur les métadonnées.

Il existe plusieurs façons d'ouvrir et de modifier un document.

- Double-cliquez sur un document : un document bureautique sera ouvert dans l'application bureautique correspondante sur votre PC. D'autres fichiers tels que les fichiers PDF, les photos et les vidéos s'ouvriront dans un nouvel onglet. 

- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document et sélectionnez "Ouvrir". Pour les documents Office uniquement, vous avez la possibilité d'ouvrir le fichier dans l'application Office de votre PC. Pour tous les autres fichiers, vous n'avez que la possibilité d'ouvrir le fichier dans votre navigateur. Le fichier s'ouvrira alors dans un nouvel onglet du navigateur.

Avant d'ouvrir un fichier, vous pouvez également le prévisualiser. En cliquant une fois sur un fichier, un aperçu du fichier s'ouvre sur le côté droit. Cet aperçu n'est pas pris en charge pour tous les types de fichiers. Un aperçu ne peut être affiché que pour les documents bureautiques, les PDF, le texte, les images et les petits fichiers vidéo, mais pas pour les fichiers tels que Adobe, AutoCAD, ...

Au-dessus de l'aperçu, toutes les métadonnées affectées au document sélectionné sont affichées. Vous pouvez modifier ces métadonnées immédiatement si nécessaire. Après avoir effectué les modifications souhaitées, vous devez les enregistrer en cliquant sur le bouton "Mettre à jour".

Lors de l'édition d'un document bureautique, toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. Le fichier peut également être édité par plusieurs utilisateurs en même temps. Vous pouvez voir dans le coin supérieur droit quels utilisateurs ont ouvert le document en même temps et où ils sont en train de taper.

Chaque fichier fait également l'objet d'un contrôle de version, de sorte qu'il est toujours possible de revenir à une version antérieure. Pour l'instant, il n'est pas encore possible de restaurer la version précédente via l'application.

Toutes les actions possibles sur les fichiers (en fonction de vos droits) se trouvent dans les menus d'action. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier particulier, un menu d'action s'affiche, qui s'applique spécifiquement au fichier sélectionné. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs fichiers, un menu d'action apparaît également au-dessus de l'aperçu de tous les documents. Ce menu vous permet d'effectuer des actions sur plusieurs documents à la fois.  

Si vous souhaitez télécharger un document, sélectionnez le document souhaité et cliquez sur "Télécharger" dans le menu d'action. Vous pouvez également télécharger plusieurs documents à la fois, mais sachez que votre navigateur peut vous demander l'autorisation. Après avoir cliqué sur "autoriser", votre navigateur se souviendra de votre choix et ne vous le demandera plus.

Si vous souhaitez abandonner un fichier particulier au profit d'une nouvelle version (ou pour une autre raison), vous pouvez en sauvegarder une copie. Dans le menu d'action, sélectionnez l'action "Copier". Modifiez ensuite le nom de la copie comme vous le souhaitez et confirmez cette action en cliquant sur le bouton "Copier". Immédiatement après, le fichier est copié.

Si vous ou un collègue avez enregistré un fichier au mauvais endroit, vous pouvez déplacer le fichier. Via le menu d'action et l'option "Déplacer", sélectionnez la bibliothèque vers laquelle vous souhaitez déplacer le fichier. Une fois que vous avez sélectionné une bibliothèque, une confirmation vous est demandée avant que le fichier ne soit déplacé.

Lorsqu'un fichier ne doit plus être conservé, vous pouvez le supprimer. Vous pouvez le faire via le bouton "Supprimer" au-dessus de l'aperçu, ou via "Supprimer" dans le menu d'action. Le fichier n'est complètement supprimé qu'après avoir confirmé votre action dans la fenêtre contextuelle de suppression, en cliquant à nouveau sur "Supprimer". 

L'utilisation des métadonnées joue également un rôle très important. Il existe différents types de métadonnées, à savoir : texte, nombre, date, liste de personnes, liste de choix, ... . Ces métadonnées vous aident à retrouver plus rapidement un document lorsque vous le recherchez. Votre administrateur gère toutes ces métadonnées. Contactez-le si vous avez besoin de métadonnées ou de tuiles supplémentaires. Votre administrateur peut également définir des droits pour chaque métadonnée. Ces droits déterminent les documents, les métadonnées ou les choix dans les menus déroulants des métadonnées auxquels vous pouvez ou ne pouvez pas accéder.

Si vous souhaitez modifier les métadonnées d'un fichier, sélectionnez le fichier souhaité. Toutes les métadonnées sont affichées au-dessus de l'aperçu. Après avoir effectué les modifications souhaitées, enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Mettre à jour" (update). Vous pouvez également modifier les métadonnées de plusieurs documents à la fois.

Sélectionnez les fichiers souhaités, en faisant attention à ce qui est déjà rempli. Cliquez sur "Editer" en haut du menu d'action. 

Vous pouvez alors modifier 1 ou plusieurs paramètres de métadonnées. Sélectionnez le(s) paramètre(s) de métadonnées souhaité(s), selon le type, vous devez saisir ou sélectionner une valeur. Vous pouvez également laisser la valeur vide si vous souhaitez vider un paramètre de métadonnées. Des paramètres supplémentaires peuvent être ajoutés à l'aide du bouton "+". Lorsque vous avez terminé d'apporter les modifications souhaitées, cliquez sur "Mettre à jour". Les métadonnées mises à jour seront alors modifiées pour tous les documents sélectionnés.

Le partage de fichiers ne peut se faire que fichier par fichier. Pour ce faire, sélectionnez le fichier souhaité (clic droit) et cliquez sur "Partager". Vous disposez alors de deux options pour partager un fichier :

• Sélectionnez "Partager avec" pour partager le fichier en interne. Sélectionnez ensuite l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs souhaité. Le fichier est alors immédiatement partagé avec l'utilisateur sélectionné. Le ou les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le fichier peuvent maintenant le trouver sous "Éléments partagés" (voir le menu de navigation). 

• Si vous souhaitez partager un fichier avec des personnes extérieures, cliquez sur "Partager le lien". Lorsque le fichier est partagé via un lien, des autorisations peuvent également être définies. Par exemple, vous pouvez déterminer si le fichier peut uniquement être lu ou s'il peut également être modifié et téléchargé. En option, vous pouvez également déterminer une date jusqu'à laquelle le fichier peut être consulté. Vous pouvez ensuite copier le lien ou l'envoyer par courrier électronique. Dans le champ e-mail, entrez les contacts souhaités. Dès que vous cliquez sur le bouton d'envoi, votre programme de messagerie Outlook s'ouvre avec le lien permettant de partager le fichier. 

Vous pouvez facilement télécharger de nouveaux fichiers en faisant glisser une sélection d'un ou plusieurs fichiers de votre explorateur Windows ou MacOS vers Ishtar.DMS. Outre cette fonctionnalité de glisser-déposer, vous pouvez également télécharger un ou plusieurs fichiers via le bouton "Ajouter" situé dans le coin supérieur droit.