Wat houdt Ishtar.DMS in?
Ishtar.DMS is de centrale plaats voor het beheer van alle documenten in uw organisatie. Iedere gebruiker kan vanuit een dashboard met tegels naar specifieke documenten navigeren. De tegelstructuur dient uw organisatie te weerspiegelen, waardoor de gebruiker snel en eenvoudig de documenten kan terugvinden waar hij naar op zoek is. Iedere gebruiker heeft ook nog een persoonlijk dashboard met alle favoriete tegels, waar hij/zij het meest mee werkt. Weet u niet meteen waar u moet beginnen zoeken naar een specifiek document? Door het toepassen van enkele filters kan u bestanden sneller terug vinden.
Hoe start ik Ishtar.DMS?
Ishtar.DMS kan worden geopend via een tegel in de Ishtar.365 omgeving van uw organisatie. Mocht er toch geen link zijn naar deze applicatie, contacteer dan uw Ishtar.365 administrator.
Startpagina
Na het starten van de applicatie, of door op de 'home'-knop te klikken, komt u terecht op de startpagina van Ishtar.DMS. Deze pagina is het algemene dashboard met tegels die de administrator van uw organisatie heeft geconfigureerd. Door te klikken op een tegel worden de juiste documenten of tussenpagina weergegeven. In een tooltip (na het hoveren met uw muis over een tegel), kan u ook de naam en beschrijving terugvinden.
Enkel de tegels waarbij u toegang heeft, zijn aanklikbaar. Indien u ergens toegang nodig heeft, contacteer dan uw administrator.
Filters
Wanneer u niet zeker weet waar u een bepaald bestand hebt opgeslagen, kunt u het snel terugvinden door filters toe te passen op specifieke metadata. Op de homepagina heeft u via het filter menu de mogelijkheid om 1 of meerdere filters toe te passen.
U start aan de linkerkant met het selecteren van de gewenste kolom, waarna er een 2de dropdown of invoerveld zichtbaar wordt. In een dropdown kan u de gewenste waarde selecteren, in het invoerveld dient u zelf een waarde in te voeren, waarop u wenst te zoeken. Om de filter te activeren drukt u op Enter-toets of klikt u op de zoekknop. U heeft de mogelijkheid om voor iedere metadata parameter een waarde in te voeren. Hoe meer parameters u invult, hoe gerichter uw zoekopdracht. Indien er geen resultaten zijn teruggevonden, 
dient u de gekozen filters aan te passen of te verwijderen. U kan een actieve filter nog wijzigen door deze te selecteren, te wijzigen in het menu en te heractiveren via de zoekknop. Om een actieve filter te verwijderen klikt u bij de gewenste filter op de delete-knop.
Documentbeheer
Na het ingeven van een zoekopdracht in het filtermenu of via een documenten tegel, krijgt u een overzicht van alle bestaande documenten. In dit overzicht ziet u enkel documenten waartoe u rechten heeft. Mogelijk ziet uw collega meerdere documenten en extra metadata, doordat er specifieke rechten kunnen ingesteld zijn op metadata.
Er zijn een verschillende mogelijkheden om een document te openen en bewerken.
- Dubbel klikken op een document: een office document zal hierbij geopend worden in de betreffende office applicatie op uw pc. Andere bestanden als pdf-bestanden, foto's en video's zullen in een nieuwe tab worden geopend.
- Rechts klikken op een document en "Open" selecteren. Enkel voor Office documenten heeft u de mogelijkheid om het bestand te openen in de Office applicatie op uw pc. Voor alle andere bestanden heeft u enkel de optie om het bestanden te openen in uw browser. Het bestand zal hierbij geopend worden in een nieuwe browser tab.
Sommige bestandstypen die niet geopend kunnen worden, zullen automatisch gedownload worden naar uw computer. In dat geval bewerkt u het bestand in een compatibel programma op uw pc en laad u het document opnieuw op, waarbij u de bestaande versie kan overschrijven.
Alvorens een bestand te openen kan u er ook eerst een preview van bekijken. Door 1x te klikken op een bestand, wordt er aan de rechterkant een preview van het bestand geopend. Al wordt deze preview niet voor alle bestandstypen ondersteund. Er kan enkel een preview weergegeven worden voor office documenten, pdf, tekst, afbeeldingen en kleine video bestanden, maar niet bij bestanden zoals bv. Adobe, AutoCAD, …
Boven de preview wordt alle metadata weergegeven die toegekend werd aan het geselecteerde document. U kan deze metadata indien nodig meteen wijzigen. Na het aanbrengen van de gewenste wijzigingen, dient u deze op te slaan door op de knop “Bijwerken” (update) te klikken.
Tijdens het bewerken van een office document worden alle wijzigingen automatisch opgeslagen. Het bestand kan ook door meerdere gebruikers tegelijkertijd bewerkt worden. U kan in de rechter bovenhoek zien, welke gebruikers het document op het zelfde moment hebben geopend en ook waar zij aan het typen zijn.
Voor ieder bestand wordt er ook aan versiebeheer gedaan, zodat er steeds naar een vorige versie kan worden teruggekeerd. Al is het op dit moment nog niet mogelijk om via de app, de vorige versie terug te zetten.
Alle mogelijke acties op bestanden (afhankelijk van uw rechten), kan u terugvinden in de actiemenu's. Wanneer u rechts klikt op een bepaald bestand, verschijnt er een actiemenu dat specifiek voor het geselecteerde bestand van toepassing is. Wanneer u 1 of meerdere bestanden selecteert wordt er ook een actiemenu weergegeven boven het overzicht van alle documenten. Via dit menu kunt u acties uitvoeren op meerdere documenten tegelijk.
Enkel de acties waar toe u rechten hebt, zullen weergegeven worden. Wanneer u meerdere bestanden hebt geselecteerd, waarbij u bij enkele ervan alleen lees rechten hebt, zullen toch alle acties weergegeven worden. In een pop up voor de geselecteerde actie, zal u vervolgens een overzicht krijgen voor alle bestanden waar u de actie op kan uitvoeren en voor welke bestanden u onvoldoende rechten heeft. Indien u doorgaat met deze actie, is deze enkel toegepast op de documenten waarbij u voldoende rechten hebt.
Indien u een document wenst te downloaden, selecteert u het gewenste document en klikt u op "Download" in het actiemenu. U kan ook meerdere documenten tegelijk downloaden, al moet u er hierbij opletten dat uw browser mogelijk nog om toestemming vraagt. Nadat u op toestaan heeft geklikt, zal u browser uw keuze onthouden en hier niet meer om vragen.
Indien u van een bepaald bestand wenst verder te gaan voor een nieuwe versie (of andere reden), kan u er een kopie van opslaan. Via het actiemenu, selecteert u de actie "Copy". Vervolgens wijzigd u de naam voor de kopie aan naar wens en bevestigt u deze actie via de knop "Copy". Meteen daarna wordt het bestand gekopieerd.
Mocht u of een collega, een bestand op een verkeerde plaats opgeslagen hebben, dan kan u het bestand verplaatsen. Via het actiemenu en de optie "Move", selecteert u de bibliotheek waarnaar u het bestand wenst te verplaatsen. Eens u een bibliotheek heeft geselecteerd, wordt u nog om een bevestiging gevraagd, alvorens het bestand wordt verplaatst.
Wanneer een bestand niet langer dient bijgehouden te worden kan u het bestand verwijderen. Dit kan u via de knop "Delete" boven de preview, of via "Delete" in het actiemenu. Het bestand is pas volledig verwijderd nadat u in de delete-popup uw actie bevestigd, door nogmaals op “Delete” te klikken.
Het gebruik van metadata heeft ook een zeer belangrijke rol. Er zijn verschillende soorten metadata types, nl: tekst, nummer, datum, personen lijst, keuze lijst, … . Deze helpen u later wanneer u op zoek bent naar een bepaald document, om dit sneller terug te vinden. Uw administrator beheert al deze metadata. Contacteer deze persoon indien er bijkomende metadata of tegels vereist zijn. Uw administrator kan per metadata ook rechten instellen. Deze rechten zullen bepalen tot welke documenten, metadata of keuzes in metadata dropdowns, u al dan niet toegang heeft.
Indien u de metadata van een bestand wenst te wijzigen, selecteert u het gewenste bestand. Boven de preview wordt alle metadata weergegeven. Na het aanbrengen van de gewenste wijzigingen, dient u deze op te slaan door op de knop “Bijwerken” (update) te klikken. U kan ook voor meerdere documenten tegelijk metadata wijzigen.
Selecteer de gewenste bestanden en let hierbij goed op wat er reeds ingevuld is. Klik op "Edit" bovenaan in het actiemenu.
Vervolgens kan u 1 of meerdere metadata parameters wijzigen. Selecteer de gewenste metadata paramater(s), afhankelijk van het type dient u een waarde in te voeren of te selecteren. U kan de waarde ook leeg laten indien u een metadata parameter wenst leeg te maken. Extra parameters kan u toevoegen via de "+" knop. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van de gewenste wijzigingen, klikt u op "Bijwerken" (update). Hierna zal de bijgewerkte metadata bij alle geselecteerde documenten worden gewijzigd.
Bestanden delen kan enkel per bestand.. Hiervoor selecteert u het gewenste bestand (rechter muisklik) en klikt u op "Delen" (Share). Vervolgens heeft u 2 mogelijkheden om een bestand te delen:
- Selecteer "Share with" om het bestand intern te delen. Vervolgens selecteert u de gewenste gebruiker of gebruikersgroep. Hierna is het bestand meteen met de geselecteerde gebruiker gedeeld. De gebruiker(s) waarmee u het bestand hebt gedeeld, kunnen het vanaf nu onder "Shared Items" (zie navigatie menu) terugvinden.
Let op: Bestanden die u op deze manier deelt met uw collega's, kunnen ook bewerkt worden door hen. Indien uw collega's enkel lees rechten mogen hebben, deel dan het bestand met hen op de onderstaande manier.
- Wenst u een bestand te delen met externen, dan klikt u op "Share Link". Wanneer het bestand gedeeld wordt via een link, kunnen er ook rechten worden ingesteld. Zo kan men bepalen of het bestand enkel mag gelezen worden of ook bewerkt en gedownload. Optioneel kunt u ook bepalen via een datum tot wanneer het bestand toegankelijk mag zijn. Vervolgens kan u de link kopiëren of deze via email verzenden. Voer in het veld email, de gewenste contactpersonen in. Van zodra u op de verzend knop klikt, zal uw outlook e-mail programma worden geopend met de link om het bestand te delen.
Externe personen zullen geen toegang hebben tot Ishar.DMS. Zij zullen enkel toegang hebben tot het bestand via de link die u met hen deeld.
Nieuwe bestanden opladen kan u eenvoudig door een selectie van 1 of meerdere bestanden vanuit uw Windows of MacOS Verkenner in Ishtar.DMS te slepen. Naast deze drag & drop functionaliteit kan u ook via de knop “Toevoegen” (Add), in de rechter bovenhoek, 1 of meerdere bestanden opladen.
Vervolgens zal er in een pop-up, een overzicht worden weergegeven van alle geselecteerde bestanden. Per bestand kan u in deze pop-up de metadata (afhankelijk van uw rechten) gaan bepalen die van toepassing is. Alle verplichte metadata dient altijd opgegeven te worden. Vanzodra u de metadata van het eerste bestand heeft opgegeven, kan u deze doorkopiëren via de knop “Metadata kopieëren naar alle bestanden” (Copy metadata to all files). Bij de overige bestanden kan u kiezen om de metadata van een ander bestand te kopiëren door in dropdown “Kopieer metadata van" (Copy metadata from) het gewenste bestand te selecteren en te klikken op de knop “Kopieer” (Copy).
Indien u bestanden heeft geselecteerd die al in het verleden opgeladen werden, zal u de keuze hebben om de bestaande versie te overschrijven of een nieuwe toe te voegen. Een rood uitroep-teken zal u bij ieder document er op wijzen, dat het al bestaat. Bij deze bestanden zal alle metadata (die al eerder werd opgeslagen) automatisch ingevuld zijn.
Vanzodra alle nodige metadata correct is ingevuld kan u deze opslaan via de knop Opslaan.
Wanneer het bestand een email is met bijlagen zullen deze als aparte bestanden opgeslagen worden, met een link naar de mail zelf. Gelinkte bestanden kan u herkennen aan het volgende symbool: 
Gedeelde bestanden
Via de knop "Shared" in het navigatiemenu, navigeerd u naar de "Shared Items" pagina. In dit overzicht kan u zien welke documenten met u gedeeld zijn, door één van uw collega's.