Paramètres de configuration d'Ishtar.Shifts (admin)

Écran des paramètres

La section de configuration n'est accessible qu'aux utilisateurs ayant des droits d'administrateur. Seuls les administrateurs peuvent utiliser le bouton (dans la barre de menu colorée de l'application) pour naviguer vers cette page. La section de configuration se compose de 4 parties, à savoir

• Détails du contact
• Les départements
• Types d'absences
• Les notifications

 

Détails du contact

L'onglet "Coordonnées" contient le même aperçu des contacts que celui que tous les utilisateurs peuvent consulter via "Contacts" dans le menu de navigation. Vous trouverez de plus amples informations sur la modification de l'affichage, le tri et le filtrage des aperçus dans le manuel de l'utilisateur. En tant qu'administrateur, vous disposez de toutes les options de gestion de cet aperçu dans cet écran.

Les champs suivants sont inclus par défaut dans Ishtar.Shifts : nom et prénom de l'utilisateur, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de portable, département et fonction. Si des paramètres supplémentaires sont nécessaires, vous pouvez les configurer via le bouton "Paramètres". Dès que vous cliquez sur ce bouton, tous vos propres paramètres s'affichent. Pour chaque paramètre, vous pouvez, en tant qu'administrateur, déterminer si les utilisateurs peuvent ou non le modifier individuellement (ils ne pourront le modifier que pour eux-mêmes).  Pour ajouter des paramètres supplémentaires, cliquez sur le bouton "+", puis entrez le nom souhaité et sauvegardez-le en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Outre l'ajout, vous pouvez également modifier les paramètres actuels ou, s'ils ne sont plus nécessaires, les supprimer.

Pour ajouter un nouvel employé/contact, cliquez sur le bouton "Ajouter" dans le coin supérieur droit. Un formulaire s'affiche alors, dans lequel vous pouvez saisir toutes les informations nécessaires concernant l'employé. Commencez par sélectionner la personne que vous souhaitez ajouter. Notez que la personne doit déjà avoir une licence pour qu'Ishtar.Shifts soit disponible dans la liste déroulante. Si la personne n'apparaît pas, vous devez d'abord lui attribuer une licence dans Ishtar.365. Après avoir sélectionné la personne souhaitée, certains champs fixes seront remplis automatiquement sur la base des informations provenant d'Azure AD. Vous pouvez compléter toute autre information requise, y compris des paramètres supplémentaires. Si vous sélectionnez un ou plusieurs départements, cette personne aura également la possibilité de s'attribuer des équipes dans le calendrier permanent, ainsi que d'enregistrer des absences pour elle-même. Une fois que toutes les informations requises ont été saisies, vous pouvez ajouter le contact en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Pour modifier les détails d'un contact existant, sélectionnez-le dans la vue d'ensemble. Toutes les informations relatives à la personne sélectionnée s'affichent alors, accompagnées de deux boutons permettant de les modifier. En cliquant sur le bouton "Modifier", vous afficherez toutes les informations saisies pour le contact dans le formulaire de contact. Après avoir effectué des modifications, vous pouvez les enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer".


Après avoir sélectionné un contact, toutes les informations relatives à la personne sélectionnée s'affichent. Vous pouvez alors supprimer ce contact en cliquant sur le bouton "Supprimer". Si vous êtes sûr de votre décision, vous devez confirmer à nouveau cette action. Après avoir supprimé un contact, vous pouvez également supprimer la licence de cet utilisateur dans Ishtar.365.

 

 

Départements

L'onglet "Département" donne un aperçu de tous les départements et de leur superviseur dans votre organisation. Vous pouvez filtrer cette vue d'ensemble en fonction d'un terme de recherche et seuls les résultats pertinents seront affichés.

Pour ajouter un nouveau service, cliquez sur le bouton "Ajouter un service" dans le coin supérieur droit. Un formulaire s'affiche alors, dans lequel vous devez saisir le nom du service, le nom du superviseur et le numéro de téléphone. Une fois que toutes les informations requises ont été saisies, vous pouvez ajouter le département en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Pour modifier les détails d'un département existant, cliquez sur le bouton situé à côté du département souhaité. Toutes les informations relatives au département sélectionné s'afficheront dans une fenêtre contextuelle. Après avoir effectué les modifications souhaitées, vous pouvez les enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Pour supprimer les détails d'un département existant, cliquez sur le bouton  situé à côté du département souhaité. Si vous êtes sûr de votre décision, confirmez à nouveau cette action. 

Pour chaque département, vous pouvez configurer des modèles d'équipes pour la planification des permanences. Cliquez sur le bouton "Modèles" et sélectionnez ensuite le service souhaité. Après avoir sélectionné un service, tous les modèles de vacations déjà configurés sont affichés.

Pour ajouter un nouveau modèle de garde, cliquez (avec le bouton droit de la souris) dans le planning hebdomadaire sur le bloc de départ souhaité correspondant au jour et à l'heure souhaités. Dans la fenêtre contextuelle, déterminez le début et la fin de l'équipe et cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Vous devez répéter ces étapes pour toutes les équipes requises pour le service sélectionné. Vous pouvez également copier facilement une équipe existante. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'équipe requise, sélectionnez "Copier" et choisissez ensuite le jour où vous souhaitez la copier.

Pour modifier un modèle d'équipe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'absence souhaitée, puis cliquez sur le bouton "Modifier". Effectuez les modifications souhaitées et enregistrez-les en cliquant sur le bouton "Enregistrer". 

Si vous souhaitez supprimer un modèle d'affectation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'affectation souhaitée, puis cliquez sur le bouton "Supprimer". Une nouvelle confirmation vous sera ensuite demandée. Si vous êtes sûr de votre décision, confirmez à nouveau cette action. 

 

 

Types d'absences

Dans l'onglet "Types d'absences", l'administrateur dispose d'une vue d'ensemble de toutes les catégories d'absences applicables dans son organisation.

Si vous souhaitez modifier une catégorie d'absence ou en ajouter une nouvelle, cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors modifier toutes les catégories d'absence dans la vue d'ensemble. 

Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie d'absence après avoir cliqué sur le bouton "Modifier" dans le coin supérieur droit, puis sur le bouton "Ajouter une catégorie d'absence". Un élément vide est ajouté en haut de l'aperçu. Vous pouvez alors saisir le nom souhaité, par exemple "Vacances", pour la nouvelle catégorie d'absence. En outre, vous pouvez choisir une autre couleur à l'aide du sélecteur de couleurs. Dans le calendrier des absences, les utilisateurs peuvent facilement reconnaître chaque type d'absence grâce à la couleur choisie.

En mode édition, vous pouvez modifier toutes les catégories d'absence si nécessaire. Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs catégories d'absence, vous pouvez cliquer sur le bouton  situé à côté de la catégorie d'absence souhaitée. La catégorie d'absence devient transparente sur la ligne pour indiquer qu'elle sera supprimée. Si vous avez accidentellement supprimé la mauvaise catégorie d'absence, vous pouvez annuler la suppression en cliquant à nouveau sur le bouton.

 

 

Notifications

L'onglet "Notifications" liste toutes les notifications définies dans Ishtar.Shifts. Il y a plusieurs notifications qu'Ishtar.Shifts peut envoyer, comme par exemple :

• Lorsqu'une nouvelle demande de congé a été enregistrée.
• Lorsqu'une demande de prise en charge d'une équipe par quelqu'un a été faite.
• Notification automatique à tous les employés qui n'ont pas encore enregistré d'absences/congés pour le trimestre à venir.

Vous pouvez également filtrer cette vue d'ensemble sur la base d'un terme de recherche et seules les notifications pertinentes seront affichées comme résultats.

Vous pouvez ajouter une nouvelle notification en cliquant sur le bouton "Ajouter une notification" dans le coin supérieur droit. Une fenêtre pop-up apparaît alors, dans laquelle vous pouvez gérer tous les paramètres. Tout d'abord, vous devez définir quand cette notification doit être envoyée. Si vous souhaitez envoyer une notification instantanée, choisissez "Messagerie instantanée". Si un déclencheur spécifique est nécessaire pour déclencher une notification, choisissez "Notification". Dans les deux cas, vous pouvez également définir l'envoi répété de cette notification jusqu'à une date précise ou jusqu'à ce qu'une condition spécifique soit remplie. 

Si vous souhaitez que la notification soit envoyée de manière répétée, cochez l'option "Répéter". Ensuite, vous devez définir de quand à quand les notifications répétées doivent être envoyées. Après avoir saisi les dates de début et de fin, vous devez définir la fréquence. 

• 1 temps: Seule l'option "1 temps" permet de ne pas tenir compte de la date de fin programmée. Dans ce cas, la notification sera envoyée une fois au jour et à l'heure fixés.
• Quotidien : Vous pouvez indiquer ici le nombre de jours pendant lesquels la notification sera envoyée, par exemple tous les 2 jours.
• Hebdomadaire : Vous pouvez définir ici le nombre de semaines pendant lesquelles la notification sera envoyée et les jours où elle le sera, par exemple, une semaine sur deux, tous les lundis et mardis.
• Mensuel : Vous pouvez définir ici le(s) mois au cours duquel (desquels) une notification sera envoyée et les jours au cours desquels elle sera envoyée ou un jour spécifique.
  
  • Lorsque vous indiquez "jour(s)", vous pouvez sélectionner les jours souhaités, comme pour "hebdomadaire".
  • Par exemple, si vous souhaitez recevoir une notification le premier ou le dernier jour ouvrable ou calendaire du mois, en choisissant la deuxième option "Le", vous devrez spécifier le jour calendaire, puis choisir entre le jour calendaire et le jour ouvrable. Par exemple, si vous sélectionnez le 31e jour calendaire et que vous désignez le mois de février, la notification sera envoyée le 28 ou le 29e jour du mois. Sélectionner le 31e jour revient à indiquer "dernier".

Si vous souhaitez envoyer une notification automatique lorsque, par exemple, une nouvelle absence a été ajoutée, vous devez sélectionner le type "Notification" et indiquer l'option "Déclencheur". Le formulaire se développe alors pour inclure les options de réglage de la condition de déclenchement. 

• Type d'objet : sélectionnez ici le déclencheur souhaité. Sélectionnez l'un des déclencheurs possibles.

• Déclencheur : vous définissez ici l'état dans lequel la notification doit être envoyée.

• Condition : dans les autres menus déroulants, vous définissez la condition qui doit être remplie avant que les notifications ne soient envoyées. Par exemple, si vous souhaitez recevoir des notifications uniquement pour les absences des employés d'un département spécifique, sélectionnez "Département" sous "Objet", puis sélectionnez "=" comme opérateur et choisissez le département souhaité comme "valeur". 

Le bouton suivant  vous permet de définir une condition supplémentaire. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter les conditions supplémentaires nécessaires et déterminer, à l'aide des conditions AND et OR, si les deux conditions définies doivent être remplies ou si l'une d'entre elles doit l'être. Le bouton suivant  vous permet de supprimer l'une des conditions définies si elle ne s'applique plus.

 

Outre le type de notification, vous devez également définir le canal par lequel la notification sera envoyée. Pour l'instant, cela n'est possible que par e-mail. Plus tard, la possibilité d'envoyer des notifications via WhatsApp et Teams sera également ajoutée. Si vous le souhaitez, la notification peut être envoyée via plusieurs canaux.

Vous devez également définir à qui la notification sera envoyée. Dans la liste déroulante "Destinataires", sélectionnez les utilisateurs et/ou groupes souhaités pour recevoir la notification.


Pour afficher et/ou modifier les paramètres d'une notification, cliquez sur le bouton  situé à côté de la notification souhaitée. Tous les paramètres de la notification sélectionnée s'affichent alors dans une fenêtre contextuelle. Après avoir effectué les modifications souhaitées, vous pouvez les enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Si une notification particulière ne doit plus être envoyée, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le bouton  situé à côté de la notification souhaitée. Si vous êtes sûr de votre décision, confirmez à nouveau cette action.