Ishtar.Shifts configuratie instellingen (admin)

Settings scherm

Het configuratie gedeelte is enkel toegankelijk voor gebruikers met administrator rechten. Enkel administrators kunnen via de knop (in de gekleurde applicatiemenubalk), naar deze pagina navigeren. Het configuratie gedeelte bestaat uit 4 delen, namelijk:

• Contactgegevens
• Afdelingen
• Afwezigheidstypes
• Notificaties

 

 

Contactgegevens

In het tabblad "Contactgegevens" vindt u hetzelfde contactenoverzicht als wat alle gebruikers kunnen bekijken via "Contacten" in het navigatiemenu. Meer informatie over de het wijzigen van de weergave, sortering en filteren van overzicht, kunt u terugvinden in de gebruikershandleiding. Als administrator heeft u in dit scherm alle beheermogelijkheden over dit overzicht.

Volgende velden zijn standaard inbegrepen in Ishtar.Shifts: voor- en achternaam van de gebruiker, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, afdeling en functie. Als er aanvullende parameters nodig zijn, kunt u deze configureren via de knop "Parameters". Zodra u op deze knop klikt, worden alle eigen parameters weergegeven. Per parameter kan u als administrator ook bepalen of deze al dan niet de gebruikers individueel kan worden aangepast (ze zullen dit enkel voor zich zelf kunnen aanpassen).  Om extra parameters toe te voegen, klikt u op de "+" knop, vervolgens voert u de gewenste naam in en slaat u deze op via de knop "Opslaan". Naast het toevoegen, kunt u de huidige parameters ook wijzigen of, indien deze niet langer nodig zijn, verwijderen.

Om een nieuwe medewerker/contact toe te voegen, klikt in de rechterbovenhoek op de knop "Toevoegen". Hierbij verschijnt een formulier waarin u alle benodigde informatie over de medewerker kunt invullen. Begin met het selecteren van de persoon die u wilt toevoegen. Let op: de persoon moet al een licentie hebben voor Ishtar.Shifts om in de dropdown-lijst beschikbaar te zijn. Als de persoon niet wordt weergegeven, moet u deze eerst een licentie toewijzen in Ishtar.365. Nadat u de gewenste persoon heeft geselecteerd, zullen enkele vaste velden automatisch worden ingevuld op basis van de informatie uit Azure AD. U kunt alle andere benodigde informatie invullen, inclusief extra parameters. Wanneer u één of meerdere afdelingen selecteert, krijgt deze persoon ook de mogelijkheid om diensten aan zichzelf toe te wijzen in de permanente kalender, evenals de mogelijkheid om afwezigheden voor zichzelf te registreren. Nadat alle vereiste informatie is ingevoerd, kunt u de contactpersoon toevoegen door op de knop "Opslaan" te klikken.

Om de gegevens van een bestaande contactpersoon te wijzigen, selecteert u deze in het overzicht. Hierdoor wordt alle informatie van de geselecteerde persoon weergegeven, samen met twee knoppen om de informatie te bewerken. Door op de knop "Wijzigen" te klikken, wordt alle informatie die is ingevuld voor de contactpersoon weergegeven in het contactenformulier. Nadat u enkele wijzigingen heeft aangebracht, kunt u deze opslaan door op de knop "Opslaan" te klikken.

Nadat u een contactpersoon heeft geselecteerd, wordt alle informatie van de geselecteerde persoon weergegeven. Vervolgens kunt deze contactpersoon verwijderen door de knop "Verwijderen" te klikken. Als u zeker bent van uw beslissing, dient u deze actie nogmaals te bevestigen. Na het verwijderen van een contactpersoon, wenst u mogelijk ook de licentie van deze gebruiker in Ishtar.365 te verwijderen.

 

Afdelingen

In het tabblad "Afdeling" vindt u een overzicht van alle afdelingen en hun supervisor in uw organisatie. U kunt dit overzicht filteren op basis van een zoekterm, waarna alleen de relevante resultaten worden weergegeven.

Om een nieuwe afdeling toe te voegen, klikt in de rechterbovenhoek op de knop "Afdeling toevoegen". Hierbij verschijnt een formulier waarin u de naam van de afdeling, de supervisor en telefoonnummer dient in te vullen. Nadat alle vereiste informatie is ingevoerd, kunt u de afdeling toevoegen door op de knop "Opslaan" te klikken.

Om de gegevens van een bestaande afdeling te wijzigen, klikt u op de knop  naast de gewenste afdeling. Hierdoor wordt alle informatie van de geselecteerde afdeling weergegeven in een pop-up formulier. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft aangebracht, kunt u deze opslaan door op de knop "Opslaan" te klikken.

Om de gegevens van een bestaande afdeling te verwijderen, klikt u op de knop  naast de gewenste afdeling. Als u zeker bent van uw beslissing, dient u deze actie nogmaals te bevestigen. 

Voor iedere afdeling kunt u template shifts voor de permanentieplanning configureren. Klik op de knop "Sjablonen" en vervolgens selecteerd u de gewenste afdeling. Na het selecteren van een afdeling worden alle template shifts die reeds geconfigureerd zijn weergegeven.

Om een nieuwe template shift toe te voegen, klikt u (rechter muisklik) in het weekschema op het gewenste startblok dat overeenkomt met de gewenste dag en tijd. In het pop-up venster bepaald u het begin en einde van de shift en klikt op de knop "Opslaan".

Deze stappen dient u te herhalen voor alle benodigde shifts voor de geselecteerde afdeling. Al kunt u een bestaande shift ook eenvoudig kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de gewenste shift, selecteer "Kopiëren" en kies vervolgens de dag waar u deze naartoe wilt kopiëren.

Om een template shift te wijzigen, klikt u rechts op de gewenste afwezigheid en vervolgens op de knop "Bewerken". Breng de gewenste wijzigingen aan en slaag uw wijzigingen op via de knop 'Opslaan'. 

Indien u een template shift wenst te verwijderen, klikt u rechts op de gewenste shift en vervolgens op de knop "Verwijderen". Hierna zal u nog om een bevestiging worden gevraagd. Als u zeker bent van uw beslissing, dient u deze actie nogmaals te bevestigen. 

 

Afwezigheidstypes

In het tabblad "Afwezigheidstypes" heeft u als administrator een overzicht van alle afwezigheidstypes die van toepassing zijn in uw organisatie.

Wanneer u een afwezigheidstype wenst aan te passen of een nieuw afwezigheidstype wilt toevoegen, klikt u op de knop "Bewerken" (Edit) in de rechterbovenhoek. Vervolgens kunnen alle afwezigheidstypes in het overzicht worden bewerkt. 

Een nieuw afwezigheidstype kan u toevoegen nadat u in de rechterbovenhoek al op de knop "Aanpassen" heeft geklikt en vervolgens op de knop "Afwezigheidstype toevoegen". Een leeg item wordt bovenaan in het overzicht toegevoegd. Vervolgens kunt u de gewenst naam, bijvoorbeeld "Vakantie", voor het nieuwe afwezigheidstype invoeren. Verder kunt u via de kleurkiezer nog een kleur kiezen. In de afwezigheids kalender kunnen gebruikers ieder type eenvoudig herkennen aan de ingestelde kleur.

In de de bewerk modus kan u alle afwezigheidstypes wijzigen waar nodig. Indien u één of meerdere afwezigheidstypes wenst te verwijderen, kunt u op de knop naast het gewenste afwezigheidstype klikken. Het afwezigheidstype wordt over de hele lijn transparanter gemaakt om weer te geven dat deze zal worden verwijderd. Heeft u per ongeluk het verkeerde afwezigheidstype verwijderd, dan kunt u het verwijderen ongedaan maken door nogmaals op de knop te klikken.

 

Notificaties

In het tabblad "Notificaties" vindt u een overzicht van alle notificaties die zijn ingesteld in Ishtar.Shifts. Er zijn verschillende notificaties die Ishtar.Shifts kan uitsturen, zoals:

• Wanneer een nieuwe verlofaanvraag is geregistreerd.
• Wanneer een aanvraag is ingediend om een shift van iemand over te nemen.
• Automatische berichtgeving aan alle medewerkers die nog geen afwezigheden/verlof hebben geregistreerd in het komende kwartaal.

U kunt dit overzicht ook filteren op basis van een zoekterm, waarna alleen de relevante notificaties als resultaat worden weergegeven.

Een nieuwe notificatie kunt u toevoegen door in de rechterbovenhoek op de knop "Melding toevoegen" te klikken. Vervolgens wordt er een pop-up venster weergegeven waarin u alle instellingen kunt beheren. Allereerst dient u te bepalen wanneer deze notificatie moet worden verstuurd. Als u een onmiddellijke melding wilt versturen, kiest u voor "Instant messaging". Als er een specifieke trigger nodig is om een notificatie te activeren, kiest u voor "Notificatie". In beide gevallen kunt u ook instellen dat deze notificatie herhaaldelijk moet worden verstuurd tot een bepaalde datum of tot een specifieke voorwaarde is voldaan. 

Als u wilt instellen dat de notificatie herhaaldelijk wordt verzonden, vink dan de optie "Herhaling" aan. Vervolgens dient u te bepalen vanaf wanneer tot wanneer de herhalende notificaties verzonden moeten worden. Na het invullen van de start en einddatum, dient u de frequentie te bepalen. 

• 1 malig: Enkel bij '1-time' wordt er geen rekening gehouden met de ingestelde einddatum. Hierbij zal de notificatie één keer worden uitgestuurd op de ingestelde dag en tijd.

• Dagelijks: Hierbij kunt u bepalen om de hoeveel dagen de notificatie zal worden uitgestuurd, bijvoorbeeld om de 2 dagen.
• Wekelijks: Hierbij kunt u bepalen om de hoeveel weken de notificatie zal worden uitgestuurd en op welke dagen, bijvoorbeeld om de week op iedere maandag en dinsdag.
• Maandelijks: Hierbij kunt u bepalen in welke maand(en) een notificatie zal worden uitgestuurd en op welke dagen of een bepaalde dag.
  
  • Wanneer u "dag(en)" aanduidt, kunt u, net zoals bij "wekelijks", de gewenste dagen selecteren.
  • Indien u bijvoorbeeld een melding wenst op de eerste of laatste werk -of kalenderdag van de maand, kiest u voor de tweede optie "Op de," dan dient u de kalenderdag te bepalen en vervolgens een keuze te maken tussen kalender- of werkdag. Als u bijvoorbeeld de 31e kalenderdag selecteert en u duidt de maand februari aan, dan zal de notificatie op de 28e of 29e dag van de maand worden verstuurd. Het selecteren van de 31e dag is hetzelfde als "laatste" aanduiden.

In het geval u een automatische notificatie wenst te sturen wanneer bijvoorbeeld een nieuwe afwezigheid werd toegevoegd, dient u het type "Notificatie" te selecteren en de optie "Trigger" aan te duiden. Vervolgens wordt het formulier uitgebreid met de instellings mogelijkheden voor de trigger conditie. 

• Objecttype: Hier selecteert u de gewenste trigger. Maak een keuze uit een van de mogelijke triggers.

• Trigger: Hier bepaalt u de status wanneer de notificatie dient uitgestuurd te worden.

• Conditie: In de resterende dropdowns bepaalt u de conditie waaraan voldaan dient te zijn voordat de notificaties worden uitgestuurd. Bijvoorbeeld, als u alleen notificaties wenst te ontvangen voor afwezigheden van medewerkers binnen een specifieke afdeling, selecteert u "Departement" bij "Onderwerp", vervolgens selecteerd u "=" als operator en kiest u de gewenste afdeling als "waarde". 

Via de volgende knop kunt u een bijkomende conditie instellen. Herhaal bovenstaande stappen om de nodige extra condities toe te voegen en bepaal via de AND- en OR-conditie of beide ingestelde condities moeten worden voldaan of dat aan één van beide moet worden voldaan. Via de volgende knop kan één van de ingestelde condities verwijderen indien deze niet meer van toepassing zijn.

Naast het type notificatie, dient u ook instellen via welk kanaal de notificatie wordt verstuurd. Momenteel is dit enkel mogelijk via e-mail. Later wordt ook de optie toegevoegd om notificaties via WhatsApp en Teams te versturen. Indien gewenst kan de notificatie dan ook via meerdere kanalen worden verstuurd.

Je moet ook bepalen naar wie de notificatie wordt verzonden. In de keuzelijst "Ontvangers" selecteer je de gewenste gebruikers en/of groepen die de notificatie moeten ontvangen.

Om de instellingen van een notificatie weer te geven en/of te wijzigen, klikt u op de knop naast de gewenste notificatie. Hierdoor wordt alle instellingen van de geselecteerde notificatie weergegeven in een pop-up formulier. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft aangebracht, kunt u deze opslaan door op de knop "Opslaan" te klikken.

Indien een bepaalde notificatie niet langer dient uitgestuurd te worden kan u de gewenste notificatie verwijderen via de knop naast de gewenste notificatie. Als u zeker bent van uw beslissing, dient u deze actie nogmaals te bevestigen.