Paramètres de configuration d'Ishtar.DMS (admin)

Écran des paramètres

La section de configuration n'est accessible qu'aux utilisateurs ayant des droits d'administrateur. Seuls les administrateurs peuvent accéder à cette page via le bouton du menu de navigation. La section de configuration se compose de 4 onglets, à savoir :

• Général (General)
• Configuration des carreaux (Tile configuration)
• Configuration des métadonnées (Metadata configuration)
• Configuration des bibliothèques (Library configuration)

 

Paramètres généraux

Dans l'onglet "Général" (General), l'administrateur a une vue d'ensemble des différents paramètres qui peuvent être ajustés. Il n'y en a pas beaucoup pour l'instant. Cet écran sera élargi afin de permettre à Ishtar.DMS d'être adapté autant que possible aux souhaits et aux besoins de chaque organisation.

Actuellement, vous pouvez définir ici le nombre maximum de tuiles par ligne. Et déterminer si les administrateurs peuvent choisir uniquement des groupes ou des groupes + utilisateurs, lors de la gestion des autorisations sur les tuiles.

 

Gestion des tuiles et des pages de tuiles

Dans l'onglet "Configuration des tuiles", l'administrateur a un aperçu de toutes les pages et tuiles configurées dans Ishtar.DMS. Sur le côté gauche, toutes les pages qui ont déjà été créées sont listées. La première fois, vous ne verrez que la page d'accueil dans l'aperçu.

La sélection d'une page sur la gauche affiche les détails et les groupes de tuiles configurés pour cette page. La sélection d'un groupe de tuiles affiche une troisième section contenant les détails du groupe de tuiles sélectionné ainsi que toutes les tuiles appartenant à ce groupe. La sélection d'une tuile affiche tous les détails de la tuile sélectionnée dans la dernière section.

 

Page de carreaux:
Pour ajouter une nouvelle page, cliquez sur le bouton "Ajouter une page", près de la liste de toutes les pages. Une nouvelle page est alors ajoutée en bas de la liste. Vous pouvez immédiatement saisir le nom de la page dans le champ de saisie "Nom de la page". Pour modifier une page, sélectionnez la page souhaitée, puis les détails de cette page s'affichent.

Si vous souhaitez supprimer une page de tuiles, sélectionnez la page de tuiles souhaitée et cliquez sur le bouton "Supprimer". La page de tuiles n'est pas complètement supprimée tant que vous n'avez pas cliqué à nouveau sur le bouton "Supprimer", comme le confirme la fenêtre contextuelle de suppression. Remarque : la suppression d'une page entraîne également la suppression de tout groupe de tuiles sur cette page, ainsi que de toutes les tuiles.

À côté de chaque page, vous verrez un aperçu des "groupes de tuiles" (configuration des lignes) ajoutés à la page de tuiles sélectionnée.

Groupe de carreaux:
Un groupe de tuiles est un groupe de 1 ou plusieurs tuiles. Vous pouvez configurer plusieurs groupes sur une page de tuiles pour créer une subdivision. Pour ajouter un nouveau groupe, cliquez sur le bouton dans l'aperçu des groupes de tuiles. Un nouveau groupe est alors ajouté au bas de la liste. Vous pouvez immédiatement saisir le nom du groupe dans le champ de saisie du nom. Pour modifier un groupe,
sélectionnez le groupe souhaité et les détails de ce groupe de tuiles et de toutes les tuiles ajoutées seront affichés.

"Cacher le titre sur la page" (Hide title on page): Pour ne pas afficher le titre du groupe sur la page des tuiles, cochez la case prévue à cet effet.

Si vous souhaitez supprimer un groupe de tuiles, sélectionnez le groupe de tuiles souhaité et cliquez sur le bouton "Supprimer". Le groupe n'est pas complètement supprimé tant que vous n'avez pas confirmé la suppression dans la fenêtre contextuelle en cliquant à nouveau sur "Supprimer". Remarque : la suppression d'un groupe entraîne la suppression de toutes les tuiles qu'il contient.

À côté du groupe sélectionné, vous verrez un aperçu des tuiles qui ont été ajoutées dans ce groupe de tuiles.

Carreaux:
Sous chaque groupe, vous pouvez ajouter une ou plusieurs tuiles. Pour ajouter une nouvelle tuile, cliquez sur le bouton situé à côté de l'aperçu des tuiles du groupe sélectionné. Immédiatement après ce clic, vous devez choisir le type de tuile que vous souhaitez ajouter, en choisissant l'une des options ci-dessous. Immédiatement après votre choix/sélection, une nouvelle tuile est ajoutée au bas de la liste. Vous pouvez immédiatement saisir le nom du carreau dans le champ de saisie du nom (à moins qu'il ne s'agisse d'un espace réservé) et, en fonction du type, saisir les champs nécessaires.

Type de tuiles:

• placeholder: si vous souhaitez ajouter une position de tuile vide
• page de la tuile: vous pouvez sélectionner une page à afficher lorsqu'un utilisateur clique sur cette tuile.

 

• filtre de bibliothèque : vous pouvez ici sélectionner une bibliothèque et commencer à configurer les filtres de métadonnées souhaités. Lorsqu'un utilisateur clique sur ce type de tuile, tous les filtres que vous avez préconfigurés ici sont automatiquement activés.

Pour chaque tuile du type "Filtre de bibliothèque", vous pouvez configurer les filtres souhaités en cliquant sur le bouton "Configurer les options de filtre" (Configure filter options). Vous obtenez immédiatement une vue d'ensemble de tous les paramètres de métadonnées possibles dans une fenêtre contextuelle. Pour chaque paramètre de métadonnées, vous pouvez saisir la valeur souhaitée, qui sera automatiquement activée en tant que filtre pour cette tuile.

Si vous avez préalablement sélectionné une bibliothèque, tous les paramètres de métadonnées seront affichés pour cette bibliothèque spécifique. Dans le cas contraire, vous ne verrez que les colonnes par défaut et vous pourrez ajouter n'importe quelle colonne en cliquant sur le bouton Ajouter (Add). Vous ne devez le faire que si vous souhaitez configurer des filtres automatiques pour la tuile.

Pour modifier une tuile, sélectionnez la tuile souhaitée dans un groupe particulier et les détails de cette tuile s'afficheront.

Chaque tuile doit également être dotée d'une icône ou d'une image. Depuis votre explorateur Windows ou MacOS, vous pouvez sélectionner une image et la faire glisser vers la "zone de dépôt". En plus de cette fonctionnalité de glisser-déposer, vous pouvez ajouter une icône/image via le bouton "Parcourir" (Browse).

Les droits sont attribués à une tuile. Si vous souhaitez protéger une page ou des documents afin qu'ils ne soient pas accessibles à tous, vous devez définir des droits restreints sur le carreau. Vous devez d'abord gérer un nouveau carreau avant de pouvoir attribuer des droits. Pour attribuer des droits, procédez comme suit. Sélectionnez dans la liste déroulante "Personne ou groupe" (Person or group) le ou les utilisateurs et/ou groupes souhaités auxquels des droits doivent être attribués. Déterminez pour chaque groupe et utilisateur ajouté les droits qui leur seront attribués. Cela varie quelque peu en fonction du type de tuile:

• Tuile à une page: Ici, vous ne pouvez choisir qu'entre la lecture et le contrôle total. Pour un utilisateur, aucun de ces deux choix ne fait de différence. Le contrôle total, quant à lui, fera la différence plus tard, lorsque la fonction "Power users" sera introduite.
• Tuile pour un filtre de bibliothèque: vous déterminez ici si un utilisateur/groupe peut uniquement lire les documents ou également les modifier. Si vous cochez la case "Télécharger", l'utilisateur peut télécharger tous les documents auxquels il a accès. Si vous cochez la case "Télécharger", l'utilisateur peut également ajouter des documents. Avec un contrôle total, l'utilisateur peut commencer à lire, modifier, supprimer et ajouter des documents à tous les documents sur lesquels il a des droits.

Si vous souhaitez supprimer une tuile, sélectionnez la tuile souhaitée dans l'aperçu et cliquez sur le bouton "Supprimer". La tuile n'est pas complètement supprimée tant que vous n'avez pas confirmé la suppression dans la fenêtre contextuelle en cliquant à nouveau sur "Supprimer".

 

Configuration des métadonnées

Dans l'onglet "Métadonnées", l'administrateur configure tous les paramètres de métadonnées qui peuvent être associés aux fichiers. Il existe plusieurs types de métadonnées. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de toutes les options possibles. Pour chaque paramètre de métadonnées, vous pouvez spécifier s'il est obligatoire ou non. En fonction du type, vous pouvez déterminer s'il peut contenir plusieurs valeurs ou non, et des droits peuvent être attribués à chaque paramètre de métadonnées. Ces droits détermineront si un utilisateur a accès à un fichier et aux éléments d'une liste de sélection.

Description des types de métadonnées possibles:

• Texte: ce type de texte permet à l'utilisateur de saisir un texte libre. En tant qu'administrateur, vous pouvez spécifier le nombre maximum de caractères que l'utilisateur peut saisir pour ce type de texte. Pour une description, le nombre de caractères recommandé est de ± 1000, pour un texte court comme des balises, nous recommandons de maintenir ce nombre à ± 100. L'abaissement ne peut se faire que jusqu'au nombre maximum de caractères saisis pour un fichier, dans le champ de texte configuré.
• Numéro: l'utilisateur ne peut saisir qu'un numéro.
• Date: ici, l'utilisateur peut sélectionner une date dans un sélecteur de date ou par saisie manuelle. En tant qu'administrateur, vous déterminez le format dans lequel la date doit être affichée. Le format standard pour presque tous les pays de l'Union européenne est jj/mm/aaaa. Si l'heure doit également être affichée, vous pouvez ajouter "HH:mm" au format de la date.
• Sélecteur de personnes: Vous pouvez définir si cette colonne peut contenir 1 ou plusieurs choix et déterminer si les utilisateurs peuvent sélectionner uniquement des utilisateurs, des groupes ou si les utilisateurs et les groupes peuvent être sélectionnés.
• Liste de sélection: Vous définissez ici les options possibles parmi lesquelles un utilisateur peut choisir. Vous pouvez développer, modifier, supprimer et gérer les autorisations pour chaque choix à tout moment. Avec ce type de paramètre, vous pouvez utiliser des traductions si vous le souhaitez. Si vous souhaitez les utiliser, vous devez sélectionner les langues souhaitées dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite ajouter toutes les traductions pour chaque choix. Le nom du choix est toujours obligatoire. Si vous utilisez des traductions, vous pouvez saisir une abréviation dans ce champ, par exemple, et les noms complets dans les champs de chaque traduction.
• Oui/Non: Nous n'avons pas ajouté ce type de colonne séparément. Vous pouvez facilement l'obtenir via le type de choix, en ajoutant les options "Oui" et "Non".
• Choix consolidé: ici, vous pouvez commencer à fusionner les options des différents paramètres de métadonnées de choix que vous avez déjà configurés en une seule colonne. Par exemple, vous souhaitez disposer d'une colonne "Affecté à", dans laquelle l'utilisateur peut choisir parmi les utilisateurs, les groupes, les équipes ou les départements. Vous pouvez alors la créer via ce type de métadonnées. Plus tard, nous étendrons ce type de métadonnées afin que vous puissiez également choisir des éléments dans différentes listes. Par exemple, vous pourrez ajouter une colonne "Contact", qui est une agrégation de différentes listes telles que les clients, les fournisseurs, les employés, ...

Ajout de métadonnées:

Pour créer un nouveau paramètre, cliquez sur le bouton "Ajouter une métadonnée" (Créer une métadonnée). Commencez par saisir un nom aussi court que possible, mais clair. Vous pouvez entrer plus d'informations dans la description, qui sera affichée dans une infobulle pour les utilisateurs. Choisissez un des types de métadonnées et déterminez s'il peut contenir des sélections multiples et s'il doit être rempli pour chaque document*.

Modification des métadonnées:

Pour modifier un paramètre existant, sélectionnez le paramètre souhaité dans la vue d'ensemble. Seul le type de métadonnées n'est pas modifiable*.

Détermination des droits sur les métadonnées:

Pour accorder des autorisations, procédez comme suit. Sélectionnez le paramètre de métadonnées souhaité et, dans la section "Permissions", sélectionnez le(s) utilisateur(s) et/ou les groupes auxquels les droits doivent être accordés pour ce paramètre. Les personnes qui n'ont pas accès à un paramètre particulier ne pourront pas non plus voir les documents auxquels ce paramètre est lié.

Suppression de métadonnées:

Si vous souhaitez supprimer un paramètre, sélectionnez le paramètre souhaité dans l'aperçu et cliquez sur le bouton "Supprimer". Vous devez encore confirmer cette action en cliquant à nouveau sur "Supprimer" dans la fenêtre de suppression. Notez qu'il se peut que vous supprimiez une colonne à laquelle s'appliquent des droits restreints. En supprimant cette colonne, vous pouvez donner accès à des utilisateurs qui, en raison des droits sur la colonne, n'avaient pas de droits sur des fichiers spécifiques.

*N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications à chaque fois en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

 

Bibliothèques

Dans l'onglet "Bibliothèques", l'administrateur a un aperçu de toutes les bibliothèques ajoutées dans Ishtar.DMS. Celles-ci sont listées les unes en dessous des autres sur le côté gauche. Ishtar.DMS est conçu de manière à ce que tous les documents soient stockés dans une seule grande bibliothèque, les métadonnées jouant un rôle très important. De cette manière, les utilisateurs peuvent facilement trouver leurs documents en les filtrant. Cependant, toutes les organisations ne fonctionnent pas de cette manière et c'est pour cette raison que nous avons donné la possibilité de créer des bibliothèques supplémentaires. Cela permet de subdiviser les documents de manière encore plus spécifique et de gérer des métadonnées spécifiques par bibliothèque.

Pour créer une nouvelle bibliothèque, cliquez sur le bouton "Créer une bibliothèque". Vous devez alors saisir le nom de la bibliothèque (il doit être unique).

Vous pouvez facilement ajouter des métadonnées par bibliothèque, via le bouton "Ajouter des métadonnées" (Add Metadata), situé à côté du nom de la bibliothèque. Vous pouvez alors choisir parmi toutes les colonnes de métadonnées configurées dans l'onglet "Métadonnées". Si vous souhaitez ajouter plusieurs colonnes, répétez cette étape pour chaque paramètre de métadonnées. Lorsque plusieurs colonnes de métadonnées sont ajoutées, vous pouvez également les organiser dans l'ordre souhaité. Sélectionnez le paramètre de métadonnées que vous souhaitez déplacer, faites-le glisser vers le haut ou vers le bas et relâchez-le à la position souhaitée.

Pour chaque paramètre de métadonnées, vous pouvez également saisir une valeur par défaut. Si un utilisateur souhaite charger des documents, la valeur que vous avez sélectionnée/entrée ici sera déjà remplie par défaut dans la fenêtre contextuelle
(ajustable). Sous la valeur par défaut, vous pouvez également définir, pour différents types de paramètres, les valeurs possibles qu'un utilisateur peut utiliser dans la bibliothèque. Dans l'exemple de l'image ci-jointe, vous pouvez voir un paramètre appelé "Type de document". Il s'agit d'un paramètre de métadonnées très couramment utilisé, qui peut avoir une grande variété d'options (par exemple : contrat, facture, rapport, média, ...), mais qui n'est pas nécessaire dans toutes les bibliothèques. Vous ajoutez le paramètre de métadonnées souhaité dans l'onglet "Métadonnées". Vous y ajoutez toutes les options possibles qui peuvent être utilisées dans Ishtar.DMS et vous limitez ensuite les options possibles dans cet onglet pour cette colonne, par bibliothèque.

Si un paramètre de métadonnées n'est plus nécessaire dans une bibliothèque particulière, vous pouvez le supprimer en cliquant sur l'icône de suppression à côté du paramètre de métadonnées souhaité. N'oubliez pas d'enregistrer cette modification en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Pour supprimer une bibliothèque, vous pouvez cliquer sur le bouton "Supprimer" après avoir sélectionné la bibliothèque souhaitée. La bibliothèque n'est complètement supprimée que lorsque vous confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle en cliquant à nouveau sur "Supprimer". Veuillez noter que si des documents sont encore stockés dans la bibliothèque concernée, ils seront supprimés en même temps qu'elle ! Après avoir supprimé une bibliothèque, vous devez également supprimer ou modifier les tuiles qui font référence à cette bibliothèque. Sinon, tous les utilisateurs ayant des droits sur cette tuile se retrouveront sur une page vide.