Ishtar.DMS configuratie instellingen (admin)

 

Tegel pagina:

Om een nieuwe pagina toe te voegen, klikt u op de knop "Pagina toevoegen", bij het overzicht van alle pagina’s. Vervolgens wordt er onderaan in de lijst een nieuwe pagina toegevoegd. U kan meteen de naam van de pagina ingeven in het invoerveld van de pagina naam. Voor het wijzigen van een pagina selecteerd u de gewenste pagina, waarna de details van die pagina worden weergegeven.

Indien u een tegelpagina wenst te verwijderen, selecteerd u de gewenste tegelpagina en klikt u op de “Delete” knop. De tegelpagina is pas volledig verwijderd nadat u nogmaals op “Delete” klikt als bevestiging in de delete pop-up. Opgelet: bij het verwijderen van een pagina zal ook elke tegelgroep op deze pagina verwijderd worden, alsook alle tegels.

Naast iedere pagina ziet u een overzicht van de “tegel groepen” (Line configuration) die op de geselecteerde tegelpagina zijn toegevoegd.
 

Tegel groep:

Een tegel groep is een groep van 1 of meerdere tegels. U kan meerdere groepen op een tegel pagina configureren om een onderverdeling te maken. Om een nieuwe groep toe te voegen, klikt u op de knop bij het overzicht van de tegel groepen. Vervolgens wordt er onderaan in de lijst een nieuwe groep toegevoegd. U kan meteen de naam van de groep ingeven in het invoerveld van de naam. Voor het wijzigen van een groep selecteerd u de gewenste groep, waarna de details van die tegel groep en alle toegevoegde tegels worden weergegeven.

“Titel verbergen (Hide title on page): Om de titel van de groep niet weer te geven op de tegel pagina, vinkt u de voorziene checkbox aan.

Als u een tegelgroep wenst te verwijderen, selecteerd u de gewenste tegelgroep en klikt u op de knop “Delete”. De groep is pas volledig verwijderd nadat u in de delete-popup bevestiging geeft door nogmaals op “Delete” te klikken. Opgelet: bij het verwijderen van een groep zullen ook alle tegels in deze groep verwijderd worden.

Naast de geselecteerde groep ziet u een overzicht van de tegels die werden toegevoegd in deze tegel groep.
 

Tegels:

Onder elke groep kan u 1 of meerdere tegels toevoegen. Om een nieuwe tegel toe te voegen, klikt u op de knop bij het overzicht van de tegels van de geselecteerde groep. Meteen na deze klik dient u nog een keuze te maken, welke type tegel u wenst toe te voegen, maak een keuze uit 1 van onderstaande opties. Meteen na uw keuze/selectie, wordt er onderaan in de lijst een nieuwe tegel toegevoegd. U kan meteen de naam van de tegel ingeven in het invoerveld van de naam (tenzij bij een placeholder) en afhankelijk van het type, de nodige velden invoeren.

Type tegels:

• placeholder: indien u een lege tegel positie wenst toe te voegen
• tegel pagina: hierbij kan u een pagina selecteren, die dient weergegeven te worden wanneer een gebruiker op deze tegel klikt 
  
  
  
• Library filter: hierbij kan u een bibliotheek selecteren en gewenste metadata filters gaan configureren. Wanneer een gebruiker op dit soort tegel klikt, worden automatisch alle filters geactiveerd, die u hierbij heeft voor geconfigureerd.

 

Bij iedere tegel van het type “Library filter” kan u de gewenste filters configuren, door te klikken op de knop “Filter opties configuratie” (Configure filter options). U krijgt meteen een overzicht van alle mogelijke metadata parameters in een pop-up. Bij iedere metadata parameter kan u de gewenste waarde invullen, die automatisch als filters geactiveerd worden bij deze tegel.

Indien u eerder een biblitotheek had geselecteerd, zullen alle metadata parameters worden weergegeven voor die specifieke bibliotheek. In het andere geval ziet u enkel de standaard kolommen en kan u iedere gewenste kolom gaan toevoegen, via de knop “Toevoegen” (Add). Dit dient u enkel maar te doen indien u automatische filters wenst voor de tegel wenst te configureren.

Voor het wijzigen van een tegel selecteerd u de gewenste tegel in een bepaalde groep, waarna de details van die tegel worden weergegeven.

Voor iedere tegel, dient er ook een icon of afbeelding op geladen te zijn. Vanuit u Windows of MacOS verkenner kan u een afbeelding selecteren en deze naar de “dropzone” slepen. Naast deze drag&drop functionaliteit kan u via de knop “Zoeken” (Browse) een icon/afbeelding toevoegen.

Rechten worden toegekend aan een tegel. Wenst u een bepaalde pagina of documenten af te schermen zodat deze niet voor iedereen toegankelijk zijn, dan dient u beperkte rechten op de tegel in te stellen. Een nieuwe tegel dient u eerst op te slagen, alvorens u kan rechten toe kennen. Om rechten toe te kennen gaat u als volgt te werk. Selecteer de gewenste gebruiker(s) en/of groepen die rechten krijgen in de dropdown “Gebruikers of groepen” (Person or group). Bepaal per toegevoegde groep en gebruiker welke rechten ze krijgen. Afhankelijk van het soort tegel verschilt dit nog wat:

• Tegel naar een pagina: Hierbij kan u enkel kiezen tussen lezen of volledige controle. Voor een gebruiker maakt geen van beide verschil. Volledige controle, zal later verschil maken vanaf het moment dat de feature “Power users” wordt geintroduceerd.
• Tegel voor een library filter: hierbij bepaald u of een gebruiker/groep enkel documenten kan lezen of ook bewerken. Indien u de checkbox “Download” aanvinkt, kan de gebruiker alle documenten waar hij toegang toe heeft, downloaden. Wanneer u “Upload” aanvinkt kan de gebruiker ook documenten toevoegen. Bij volledige controle kan de gebruiker alle documenten waarbij hij/zij rechten heeft gaan lezen, bewerken, verwijderen en documenten toevoegen.

Als u een tegel wenst te verwijderen, selecteerd u de gewenste tegel in het overzicht en klikt u op de knop “Delete”. De tegel is pas volledig verwijderd nadat u in de delete-popup bevestiging geeft door nogmaals op “Delete” te klikken.

 

Configuratie van metadata

In het tabblad “Metadata” zal u als administrator alle metadata parameters die kunnen gekoppeld worden aan bestanden, gaan configureren. Er zijn verschillende soorten metadata types, hieronder vind u een overzicht van alle mogelijke opties. Bij iedere metadata parameter kan u instellen of deze al dan niet, verplicht dient ingevuld te worden. Afhankelijk van het type kan u bepalen of deze meerdere waardes kan bevatten of niet en op iedere metadata parameter kunnen er rechten toegekend worden. Deze rechten zullen bepalen of een gebruiker toegang heeft tot een bestand en items in een keuze lijst.

Beschrijving van de mogelijke metadata types:

• Tekst: hierbij kan de gebruiker vrije tekst gaan invoeren. Als administrator kan u voor dit type bepalen hoeveel characters de gebruiker maximaal kan invoeren. Voor een beschrijving is het aangeraden characters ± 1000, voor korte tekst als tags raden we aan om dit aantal laag te houden ± 100. Dit aantal kan altijd verhoogd worden. Verlagen kan enkel tot het maximaal ingevoerde charachters bij een bestand, in het geconfigureerde tekst veld.
• Nummer: hierbij zal de gebruiker enkel een nummer kunnen invoeren
• Datum: hierbij kan de gebruiker een datum selecteren in een date-picker of via manuele ingave. Als administrator bepaald u hierbij het formaat waarin de datum dient weergegeven te worden. De standaard notatie voor zo goed als elk land binnen de Europese Unie is dd/MM/yyyy. Indien ook het tijdstip dient weergegeven te worden kan u “HH:mm” toevoegen in het formaat van de datum.
• Personen keuze (people picker): U kan instellen of deze kolom 1 of meerdere keuzes kan bevatten en bepalen of gebruikers een keuze kunnen maken uit enkel gebruikers, groepen of dat beide gebruikers en groepen selecteerbaar zijn.
• Keuzelijst: Hierbij bepaalt u de mogelijke opties waaruit een gebruiker een keuze kan maken. U kan op elk moment de mogelijke keuzes uitbreiden, wijzigen, verwijderen en rechten beheren per keuze. Bij dit type parameter kan u indien gewenst, gebruik maken van vertalingen. Indien u hiervan gebruik wenst te maken dient u de gewenste talen te selecteren in de dropdown. Vervolgens kan u voor iedere keuze alle vertalingen gaan toevoegen. De naam van de keuze is telkens verplicht. Indien u gebruik maakt van vertalingen kan u in dit veld bevoorbeeld telkens een afkorting invoeren en de volledige namen in de velden voor iedere vertaling.
• Ja/nee: Dit kolomtype hebben we niet apart toegevoegd. Deze kan u eenvoudig bekomen via het type choice en daarbij de opties “Ja” en “Nee” toe te voegen.
• Geconsolideerde keuze: hierbij kan u de opties uit de verschillende keuze metadata parameters die u al heeft geconfigureerd, gaan samen voegen in 1 kolom. Wenst u bijvoorbeeld u een kolom “Toegewezen aan”, waarbij de gebruiker een keuze kan maken uit zowel gebruikers, groepen en teams of departementen. Dan kan u deze aanmaken via dit soort metadata type. Later breiden we dit nog uit dat u ook items kan kiezen uit verschillende lijsten. Zo zal u bevoorbeeld een kolom “Contactpersoon” kunnen toevoegen, die een samenvoeging is van een verschillende lijsten als klanten, leveranciers, medewerkers, …

Toevoegen van metadata:

Om een nieuwe paramater aan te maken klikt u op de knop “Metadata toevoegen” (Create metadata). Start met invoeren van een zo kort mogelijke, maar duidelijke naam. Meer info kan u invoeren in de beschrijving, welke zal worden weergegeven in een tooltip voor de gebruikers. Maak een keuze uit 1 van de metadata types en bepaal of deze al dan niet, meerdere selecties mag bevatten en of deze al dan niet verplicht ingevuld dient te zijn voor ieder document*.

Wijzigen van metadata:

Om een bestaande parameter aan te passen, selecteerd u de gewenste parameter in het overzicht. Enkel het metadata type is niet aanpasbaar*.

Bepalen van rechten tot metadata:

Om rechten toe te kennen gaat u als volgt te werk. Selecteer de gewenste metadata parameter en in het gedeelte “Permissies” selecteerd u de gewenste gebruiker(s) en/of groepen die rechten krijgen tot deze parameter. Wie geen toegang heeft tot een bepaalde parameter, zal ook de documenten waaraan deze paramter is gekoppeld niet kunnen zien.

Verwijderen van metadata:

Als u een parameter wenst te verwijderen, selecteerd u de gewenste parameter in het overzicht en klikt u op de “Delete” knop. U dient deze actie nog te bevestigen door nogmaals op “Delete” te klikken in de delete-popup. Let op: mogelijk verwijderd u een kolom waarop beperkte rechten van toepassing waren. Door deze kolom te verwijderen, geeft u mogelijk toegang aan gebruikers die door de rechten op de kolom, geen rechten hadden tot specifieke bestanden.

*Vergeet niet telkens uw wijzigingen op te slaan door op de knop “Opslaan” (save) te klikken.

 

Bibliotheken

In het tabblad “Bibliotheken” heeft u als administrator een overzicht van alle bibliotheken die toegevoegd zijn in Ishtar.DMS. Deze worden aan de linkerkant onder elkaar opgelijst. Ishtar.DMS is zo ontwikkeld dat alle documenten in 1 grote bibliotheek worden opgeslagen en waarbij metadata een heel belangrijke rol speelt. Op deze manier kunnen gebruikers op basis van filtering hun documenten eenvoudig terugvinden. Toch werkt niet iedere organisatie op deze manier en daarvoor hebben we de mogelijkheid gegeven om extra biblitotheken te gaan aanmaken. Dit om documenten nog specifieker te gaan onderverdelen en specifieke metadata te beheren per bibliotheek.

Om een nieuwe bibliotheek aan te maken klikt u op de knop “Bibliotheek toevoegen” (Create library). Hierbij dient u de naam voor de bibliotheek in te voeren (deze moet uniek zijn).

Metadata kan u per bibliotheek eenvoudig toevoegen, via de knop “Metadata toevoegen” (Add Metadata), naast de naam van de bibliotheek. Vervolgens kan u een keuze maken uit alle metadata kolommen die geconfigureerd werden in de tab “Metadata”. Indien u meerdere kolommen wenst toe te voegen, dient u deze stap voor iedere metadata parameter te herhalen. Wanneer er meerdere metadata kolommen toegevoegd zijn, kan u deze ook rangschikken in de gewenste volgorde. Selecteer de metadata parameter die u wenst te verplaatsen, sleep deze naar boven of onder en laat los op de gewenste positie.

Per metadata parameter kan u ook een standaard waarde ingeven. Wanneer een gebruiker wenst documenten op te laden, dan zal de waarde u hier heeft geselecteerd/ingevoerd, al standaard in de pop up ingevuld zijn (aanpasbaar). Onder de standaard waarde kan u voor verschillende paramater types ook de mogelijke waardes bepalen die een gebruiker in de bibliotheek kan gebruiken. 

In het voorbeeld in de bijgevoegde afbeelding, ziet u een parameter met de naam “Document type”. Dit is een metadata parameter die heel vaak gebruikt wordt, welke een grote variatie aan opties kan hebben (bv: contract, factuur, verslag, media, …), maar die niet in iedere bibliotheek nodig zijn. U voegt de gewenste metadata parameter toe in het tabblad “Metadata”. U voegt daar alle mogelijke opties toe die kunnen gebruikt worden in Ishtar.DMS en beperkt de mogelijke opties vervolgens hier in dit tabblad voor deze kolom, per bibliotheek.

Wanneer een metadata parameter niet meer nodig zou zijn in een bepaalde bibliotheek, dan kan u deze verwijderen door op het delete icoon te klikken naast de gewenste metadata paramater. Vergeet deze wijziging niet op te slaan door op de knop “Opslaan” (Save) te klikken.

Verwijderen van een bibliotheek, kan u door op de “Delete” knop te klikken na het selecteren van de gewenste bibliotheek. De bibliotheek wordt pas volledig verwijderd nadat u in de delete-popup een bevestiging geeft, door nogmaals op “Delete” te klikken. Let op: indien er nog documenten zijn opgeslagen in de betreffende bibliotheek, worden deze mee verwijderd! Na het verwijderen van een bibliotheek, dient u ook de tegel(s) die naar deze bibliotheek verwijzen, te verwijderen of aan te passen. Anders gaan alle gebruikers die rechten hebben tot die tegel op een lege pagina terecht komen.